Archiefverhuizing

dat doen wij wel 

Groter geworden, ander pand, of juist kleiner en meer flexwerken en daardoor ruimtegebrek. Of staan de kelder, zolder en kantoren nog vol met papieren dossiers?
Bel, mail of laat een bericht achter, dan maken wij een vrijblijvende scherpe offerte voor jullie.

Over een paar weken verhuizen

Binnenkort staat er een verhuizing in de planning. Maar de archiefruimte staat nog vol dossiers op zolder of kelder. Hier moet snel oplossing voor komen; wij van View kunnen hier goed mee helpen. Met onze jarenlange ervaring, pakken wij het archief op en verhuizen het. Hoe groot of klein het archief ook is, of het een huisarts of een ziekenhuis betreft, advocatenkantoor, multinational of pensioenfonds, wij weten dit goed en efficiënt te organiseren. Wil je vandaag nog een eerste oriënterende offerte? Vul dan het contactformulier in. Of bel even, nog sneller. 

Inventariseren van het archief

Een archiefspecialist van View brengt samen met jullie de volgende onderwerpen in kaart: waar staat wat, wie is verantwoordelijk, wie heeft toegang, wat zijn de bewaartermijnen? Ook onderzoeken we hoe het archief is verdeeld in afdelingen en onderwerpen.
Zo maken we samen een blauwdruk van de huidige stand van zaken.

En daarna?

Vervolgens luisteren we graag naar jullie wensen en de achtergronden hiervan. We onderzoeken op welke manier papieren dossiers worden aangemaakt in de archieven die we aangetroffen hebben op verschillende locaties/afdelingen. Een volgende keuze is: wat houden we op papier en wat gaan we digitaliseren? Als dit beeld duidelijk is, maken we een tijdpad, draaiboek en offerte. Zo weet iedereen precies wat er te verwachten is.

Voorbereiding en transport

Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.

Ontvangst en indexeren

De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers bovendien gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons gecertificeerde archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

Downloaden in iView

In iView kunnen jullie het archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden via iView, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd. View beschikt over een professionele scanstraat waarin de archieven worden gedigitaliseerd.

Bewaartermijnen

Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, tijdig te vernietigen. Het registreren van bewaartermijnen en archiefvernietiging kunnen wij ook verzorgen. In iView leggen we de (wettelijke) bewaartermijnen vast. Na jullie goedkeuring zorgen wij er dan elk jaar voor dat overbodige dossiers professioneel en definitief vernietigd worden.

Vijf ook interessante linkjes