Archiefopslag en beheer
voor alle dossiers

Ruimte, kosten, tijd besparen

Archiefopslag met ruimtegebrek, zoektijd, veiligheid en daarmee extra kosten? Wij brengen orde in jouw dossiers met indexering en gekoppeld aan bewaartermijnen. Vraag een offerte aan en de eerste stap is gezet.

Veilig en betrouwbare archiefopslag

Onze klanten zitten door heel Nederland in uiteenlopende branches. Ons recent opgeleverde kantoor met archiefopslag, voldoet aan de nieuwste veiligheidseisen en is klimaatneutraal. Daarnaast worden wij jaarlijks getoetst aan de informatie- en veiligheidsnorm, ISO 27001.

Wil je meer informatie, bel, mail of laat een berichtje achter.

Archiefopslag en beheer
Archiefopslag en beheer

Direct online beschikken over jouw dossiers

Zoeken, vinden en downloaden vanuit iView, de archief-applicatie samen met archiefopslag. Inloggen met tweefactorauthenticatie geeft dit maximale waarborg voor veiligheid van jouw dossiers. Met de applicatie iView kan dat eenvoudig; het is afgestemd op jullie wensen en manier van werken.

iView is gebruiksvriendleijk zodat ieder geautoriseerde gebruiker er direct mee aan de slag kan. Met gebruik van zoekwoorden/indexkenmerken kan iedereen snel een gewenst dossier opzoeken, downloaden en inzien. Zowel voor digitale- als fysieke dossiers. Ook handig bij thuiswerken.

Altijd snel en veilig toegang tot jouw dossiers

1
Veilig inloggen met two-factor authentication
Pijl
Digitale dossiers iView
2
Makkelijk in gebruik
Pijl
Digitale dossiers iView
3
Op maat gemaakt dashboard
Pijl
Digitale dossiers iView
4
Snel zoeken
Pijl
Digitale dossiers iView
5
Dossiers inzien of downloaden
Pijl
Digitale dossiers iView
Dat is de kracht van
iView

1. Plan van aanpak

Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.

2. Ontvangst en indexeren

De dossiers worden individueel geindexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers boevendien gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankleijk voor geautoriseerde medewerkers.

3. Digitaliseren

De dossiers worden scanklaar gemakat door het verwijderen van alle nietjes en paperclips. Ook worden alle kleine briefjes eventueel apart opgeplakt. Het scannen in kleur gaat met een hoge resolutie en in PDF-A. Substitutie scannen voor overheden is uiteraard ook mogelijk. De vooraf afgesproken indexkenmerken gaan automatisch of worden handmatig toegevoegd. Ook koppelen aan applicaties en databases is dan, na het scannen, de laatste fase.

4. Downloaden in iView

In de applicatie iView worden de dossiers na het digitaliseren geüpload. De gebruiker kan na het beveiligd inloggen de dossiers weer downloaden. Dus makkelijk raadplegen en inzien, terwijl het originele dossier in ons depot blijft.

5. Bewaartermijnen

Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken tijdig te vernietigen. Dit is ook een AVG eis. Het registeren van bewaartermijnen en dossiervernietiging verzorgen wij ook. In iView leggen we deze (wettelijke) bewaartermijnen vast. Pas na jullie goedkeuring worden dossiers verwijderd uit ons depot en/of database.

iView samengevat

  • Voor al jouw papieren en digitale dossiers
  • De tool voor ‘scanning on demand’
  • Bewaartermijnen en vernietigingsvoorstellen
  • Inclusief back-up en restoren
  • Extra veilig door inloggen met 2FA
  • Uitgebreide rechtenstructuur

  • Microsoft Azure Database (in NL) met ISO 27001
  • Full-service voor vast bedrag per maand
  • Ontwikkeld door View voor jouw dossiers
  • Ook mogelijk als applicatie in eigen beheer
Azure

Dossiers veilig gewaarborgd en direct beschikbaar

Palletopslag, goed(koop) alternatief

Een goede oplossing voor dossiers die nog maar een paar jaar opgeslagen mogen worden. Deze dossiers laten digitaliseren is onnodig, want de kosten wegen niet op tegen het (nog een paar jaar) opslaan. Denk dan aan palletopslag in ons beveiligde archiefdepot. Goed, veilig en voor een prima prijs! Als jij een berichtje achterlaat, dan rekenen wij vandaag nog jouw voordeel uit.

View documentbeheer Archief

Aanpalende onderwerpen