Voor de nieuwe generatie is mobiel werken en ‘Choose Your Own Device’ enorm belangrijk. Dus ook van personeelsdossiers wordt verwacht dat deze digitaal makkelijk toegankelijk zijn maar vooral veilig. Of het intern een PD, HR of PZ dossier wordt genoemd: wij helpen de HR medewerkers graag om dit proces goed te organiseren.
Fysieke en/of digitale personeelsdossiers
Bij veel organisaties zijn de personeelsdossiers nog zowel digitaal als fysiek aanwezig. Worden wijzigingen en aanvullingen consequent ook op twee plaatsen doorgevoerd? Wij ervaren vaak dat dit niet zo is. Daarom is een centraal digitaal HR archief de beste oplossing met oog voor bewaartermijnen, wie heeft toegang en wie juist niet, kortom: Ieder HR dossier direct en makkelijk beschikbaar. Wel met restricties en vooral ook veilig. Wij hebben de ervaring en delen onze kennis graag met jullie.
En na het digitaliseren?
Is het implementeren in jullie HR applicatie uiteraard mogelijk.
Dit kunnen wij verzorgen. Ook de dossiers die nog een paar jaar in hardcopy bewaard moeten blijven (vanwege bewaarplicht van zeven jaar na uit dienst gaan) kunnen bij ons worden opgeslagen.
Digitaliseren is een aspect, maar alles ervoor en erna organiseren is ook ons vakgebied. Dit alles met de privacywet en de AVG als onderlegger.
Subsitutie van personeelsdossiers
Voor personeelsdossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden is digitalisering een goede oplossing. Met onze professionele scanners digitaliseren wij de personeelsdossiers. Deze digitale dossiers krijgen de juiste gegevens mee om in jullie eigen HR-systeem te importeren. Na jullie schriftelijke goedkeuring worden de papieren personeelsdossiers definitief vernietigd. Substitutie is om papieren en originele dossiers te vervangen door digitale dossiers. Dit conform de archiefwet.
Personeelsdossiers beheren met scannen on demand
Sommige personeelsdossiers liggen nog ‘ergens’ in een kast, maar worden nauwelijks geraadpleegd. Digitaliseren is dan meestal niet nodig.
Om op den duur toch papierloos te gaan werken is ‘scannen on demand’ een goede oplossing. Wij halen de dossiers bij jullie op, deze worden individueel geïndexeerd en opgeslagen in ons archiefdepot.
Met iView, onze online database, hebben jullie altijd inzicht in deze dossiers. Wanneer er een dossier nodig is, wordt deze gescand en digitaal beschikbaar gesteld. Dit is de eerste stap op weg naar volledige digitalisering. Zo besparen jullie direct kosten, tijd, én ruimte.
