Voor de nieuwe generatie is mobiel werken en ‘Choose Your Own Device’ enorm belangrijk. Dus ook van personeelsdossiers wordt verwacht dat deze digitaal makkelijk toegankelijk zijn maar natuurlijk vooral veilig en niet ‘openbaar’. Of het intern een PD, HR of PZ dossier wordt genoemd: wij helpen de HR medewerkers graag om dit proces goed te organiseren. Vul het contactformulier in en vraag vandaag nog de gratis offerte aan.
Fysieke en/of digitale personeelsdossiers
Bij veel organisaties zijn de personeelsdossiers nog zowel digitaal als fysiek aanwezig. Worden wijzigingen en aanvullingen consequent ook op twee plaatsen doorgevoerd? Wij ervaren vaak dat dit niet zo is. Daarom is een centraal digitaal HR archief de beste oplossing. Meteen goed ingericht op bewaartermijnen, wie heeft toegang en wie juist niet, kortom: Ieder HR dossier direct en makkelijk beschikbaar, maar wel met restricties en vooral ook veilig. Wij hebben de ervaring en delen onze kennis graag met jullie.
En na het digitaliseren?
Is het implementeren in de aanwezige HR applicatie uiteraard mogelijk. Dit verzorgen wij meestal voor jullie. Ook de dossiers welke nog een paar jaar in hardcopy bewaard moeten blijven (vanwege bewaarplicht van zeven jaar na uit dienst gaan) worden ook door ons gedaan.
Dus digitaliseren is een aspect, maar alles voor- en achteraf organiseren is ook ons vakgebied en dit allemaal met de privacywet en de AVG als onderlegger.
Subsitutie van personeelsdossiers
Personeelsdossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden kunnen het best gedigitaliseerd worden. Met onze professionele scanners digitaliseren wij (eventueel middels subsistutie) de personeelsdossiers. Deze digitale dossiers krijgen de juiste gegevens mee om deze in jullie eigen HR-systeem te importeren. Na jullie schriftelijke goedkeuring worden de papieren personeelsdossiers definitief vernietigd. Substitutie is om papieren en originele dossiers te vervangen door digitale dossiers. Dit confrom de archiefwet.
Personeelsdossiers beheren met scannen on demand
Sommige personeelsdossiers liggen nog ‘ergens’ in een kast, maar worden nauwelijks geraadpleegd. Digitaliseren is dan meestal niet nodig.
Om op den duur toch papierloos te gaan werken is ‘scannen on demand’ een goede oplossing. Wij halen de dossiers bij jullie op, deze worden individueel geïndexeerd en opgeslagen in ons archiefdepot.
Met iView, onze online database, hebben jullie altijd inzicht in de dossiers. Wanneer er een dossier nodig is, dan wordt deze gescand en digitaal beschikbaar gesteld. Dit is de eerste stap op weg naar volledige digitalisering. Zo besparen jullie direct kosten, tijd, én ruimte.
