Dossiers door de shredder of niet?
Veel voorkomend onderwerp in deze tijd bij de koffiecorner: wat gaan jullie doen met de kerstdagen?” Vaak hoor je, “wij gaan weg met de feestdagen, lekker latten in Oostenrijk” “Oh heerlijk meid, geniet ervan.” Maar de dossiers, mogen die ook al weg, door de shredder getrokken worden of digitaal verwijderd?
Ja, er is bewaarplicht voor dossiers, maar ook een vernietigingsplicht. Zaken mogen niet langer bewaard blijven dan nodig. Dit is vastgelegd in de AVG, dus zelfs bij wet. Met de papieren dossiers was het vaak handig, letterlijk het complete dossier verwijderen en afvoeren, heel erg tastbaar.
Maar de digitale dossiers verwijderen? Hier voel je vaak meer een drempel, omdat de losse documenten in verschillende systemen kunnen staan. De digitale deelbaarheid maakt het laagdrempelig, maar is meteen ook een valkuil. Wie heeft wat en waar opgeslagen?
Het nog beschikken over informatie die al vernietigd had moeten zijn kan leiden tot imagoschade. Vaak komt het voor dat binnen een organisatie niet goed in beeld is welke informatie zich in onder andere back-ups of andere schaduwarchieven bevindt.
Een verminderde beheersbaarheid van informatie leidt zo mogelijk tot imagoschade. In sommige gevallen vloeien daar zelfs politiek-bestuurlijke consequenties uit voort. Een bijna historisch voorbeeld daarvan is ‘het bonnetje van Teeven’.
Dus het kan een goede oplossing zijn om te werken met vernietigingslijsten. Welk type dossier heeft welke bewaartermijn? Dit moet je eigenlijk vastleggen in een handboek. Dit is een jaarlijks terugkerend thema en ons advies is dan ook: stel daar mensen voor aan. Iemand is verantwoordelijk en een tweede doet de steekproef en controle. Vervolgens een handtekening, afvoeren en verwijderen.
Natuurlijk begint het altijd ‘aan de voorkant’ met goed archiveren, structuur, meta-data, bewaartermijn en controleren. Maar ja, met alle andere prio zaken die spelen binnen de organisatie, blijft het “hoofdpijndossier’ vaak liggen tot nader orde.
Maar een ding weet ik zeker: eind volgend jaar, dus over 12 maanden, december 2024 staat dit onderwerp weer op de agenda: de dossiers bewaren of vernietigen?
En ook weer deze vraag bij de koffiecorner: ”Wat ga jij doen met de feestdagen?” Let maar op.
Maar wil je een gedegen oplossing waarin dit aspect binnen jullie organisatie voor eens en altijd goed geregeld is, bel of mail even. Wellicht kunnen wij dit wel voor jullie oplossen.
Meer weten of eens sparren met ons over dit belangrijke onderwerp?
Bel, of stuur een mail en dan gaan wij kijken of wij een stukje ervaring kunnen delen met jou. Dank je wel alvast.
Laat een berichtje achter eventueel via deze link: bewaartermijnen
Met vriendelijke groet,
Wilfred Bussink