Wij beheren
ruim documenten

Die veilig digitaal toegankelijk zijn

Nieuws voor iedere organisatie of instelling: archiefnieuws. Lees op onze website het actuele nieuws over archiveren en digitaliseren.

« Naar alle Archief actualiteiten

Digitaal of papier?

Het blad Office Magazine bevat elke uitgave een tafeldiscussie, deze keer over MFP’s (multi function printer) in kantooromgevingen. Als eerst wordt gevraagd of de MFP in kantooromgeving vervangen zou moeten worden door een single printer. De meeste deelnemers aan de discussie zijn het niet eens met deze stelling, omdat werknemers van bedrijven nog niet gewend zijn aan het volledig digitaal w...

Het blad Office Magazine bevat elke uitgave een tafeldiscussie, deze keer over MFP’s (multi function printer) in kantooromgevingen. Als eerst wordt gevraagd of de MFP in kantooromgeving vervangen zou moeten worden door een single printer. De meeste deelnemers aan de discussie zijn het niet eens met deze stelling, omdat werknemers van bedrijven nog niet gewend zijn aan het volledig digitaal werken. Digitaal wordt wel steeds belangrijker en meer gebruikt, maar de gewoonte is nog wel om documenten uit te printen om deze te kunnen lezen. Kleijwegt denkt dat de MFP’s de single printers aan het vervangen zijn op sommige vlakken, echter, voor het scannen van hoge volumes blijven single scanners nodig. MFP’s gaan steeds minder over printen en meer over IT via netwerken.   De heer Ulkeman wijst erop dat de MFP een harde schijf heeft, dus deze moet ook als zodanig behandeld worden, wat bijvoorbeeld kan door beveiliging. De heer Kriek ziet wel degelijk een verschuiving in het gebruik van MFP’s, omdat men tien jaar geleden nog bezig was met de documentstroom, terwijl men nu bezig is met datastroom. Met de huidige MFP’s kun je voorkomen dat hier een ingewikkelde computer infrastructuur achter moet staan. De gebruikersinterface is volgens Rummens een van de belangrijkste onderdelen aan het worden van de MFP. Hooft, gespreksleider van de discussie, vraagt zich hierbij af of we dan ook naar een persoonlijke beveiliging gaan, wat risicovol kan zijn wegens overvloed aan wachtwoorden die men in de huidige tijd moet onthouden. De heer Kleintjens wijst erop dat de gebruiker nog steeds het probleem is op dit gebied, omdat hij/zij het lastig en tijdrovend kan vinden om beveiligingscodes te gebruiken. Één MFP op drie mensen is genoeg.   Kleijwegt zegt dat de perfecte oplossing afhankelijk is van de afdelingssamenstelling. Vroeger was er de tendens om uit te besteden, terwijl de processen nu steeds vaker intern afgehandeld worden. Tegenwoordig kan de MFP goed concurreren met digitaal drukwerk, of het wordt uitbesteed is afhankelijk van de oplage. Volgens Kriek wordt in de MKB’s op afdelingsniveau on demand geproduceerd, dus in deze digitale integratie speelt de MFP een belangrijke rol. Bedrijven willen volgens Rummers daarentegen wel voorkomen dat grote hoeveelheden gedrukt worden met de MFP, omdat externe instanties dit veel goedkoper kunnen doen. Omdat bedrijven graag zo goedkoop mogelijk uit willen zijn volgt de stelling of het kiezen van een MFP op basis van de prijs de beste methode is. Rolf zegt dat er steeds vaker na wordt gedacht en wordt gekozen voor de totaaloplossingen, waarin ook bijvoorbeeld beveiliging en mobiliteit in de overweging mee worden genomen. Kleintjes merkt dat zijn klanten steeds meer vragen naar duurzaamheid van machines. Kriek zegt: “Het gaat niet om wat het kost, maar om wat het waard is”, en bedrijven gaan steeds meer denken op deze manier. Er moet volgens Rolf inderdaad meer gekeken worden naar waarde-toevoeging, want dan pas ontzorg je klanten. De laatste stelling gaat over het mobiel printen. Er wordt gesteld dat dit de toekomst is, maar dat de printers daar nog niet aan toe zijn. Enkele deelnemers zeggen dat zij enkele jaren geleden al mobiel printen konden aanbieden, maar dat de klanten hiertoe nog niet bereid waren. De volgende stap kan echter nog niet zijn dat iedereen vanaf elke machine van elk merk kan printen, omdat bedrijven nog niet klaar zijn om één standaard neer te zetten. Te weinig instanties werken mee om dit in de praktijk te kunnen brengen. Steeds meer organisaties werken al digitaal of willen hier juist een begin mee maken. Wilt u dit ook, of heeft u hierbij hulp nodig? View helpt u graag met het opzetten en behouden van een goed werkend digitaal archief! Laura Jansen, Documentalist Karen Stoker, Projectleider