Archief Advies

Bewaartermijnen

Een belangrijke vraag bij het opstellen en up-to-date houden van een archief is: Hoelang moet ik dit dossier bewaren? Artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en artikel 8 van de Douanewet geven minimaal 7 jaar aan.

Deze bepalingen gelden voorzover een specifieke wet niet anders bepaalt. Het is daarom raadzaam dat alle administratieve en ook digitale vastleggingen in principe 7 jaar bewaard blijven, tenzij er afwijkende termijnen genoemd worden.

Hieronder staan een aantal documenten en bewaartermijnen inzake “Algemene Bedrijfsmatige en Fiscale Documenten”. Mocht u persoonlijk advies willen met betrekking tot bewaartermijnen, bekijk dan onze dienst Bewaartermijnen Advies.

 

Bewaartermijn

Ingangsdatum bewaartermijn

Archiefwet

Jaarrekeningen

7

vanaf datum opstellen

art. 2: 394 Burgerlijk Wetboek

Accountantsverklaringen

7

vanaf datum opstellen

art. 2: 394 Burgerlijk Wetboek

Winst- en verliesrekening

7

vanaf datum opstellen

art. 2: 10 en 3: 15a Burgerlijk Wetboek

Administratie na ontbinding rechtspersoon

7

na ontbinding

art. 2: 24 Burgerlijk Wetboek

Dividendnota’s

5

na opstellen

art. 3: Uitvoeringsbeschikking dividentbelasting

Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed

9

volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen

art. 34a Wet op de omzetbelasting

Ledenadministratie van een coöperatiemet aansprakelijkheid van de leden

10

na aanvraag van het lidmaatschap

art. 2: 61 Burgerlijk Wetboek

Subsidie-administratie

10

vanaf datum administreren

art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht

Grootboek

7

vanaf 1 januari na het opstellen

art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet

Debiteuren- en crediteurenadministratie

7

vanaf 1 januari na het opstellen

art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet

In- en verkoopadminstratie

7

vanaf 1 januari na het opstellen

art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet

Voorraadadministratie

7

vanaf 1 januari na het opstellen

art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet

Loonadministratie

7

vanaf 1 januari na het opstellen

art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet

Facturen i.v.m. de omzetbelasting

7

na opstellen c.q. ontvangst

art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting

Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)

5

na einde dienstverband

art. 23a Uitvoeringsregeling loonbelasting

 

Naast de algemene en fiscale documenten heeft u waarschijnlijk ook documenten die vanuit een branchespecifieke archiefwet aan wettelijke bewaartermijnen moeten voldoen. Voorbeelden hiervan zijn patiëntendossiersklantdossiers en contracten. Ook kunnen documenten een juridische waarde hebben en dienen voor eventuele bewijslast aan bepaalde bewaartermijnen te voldoen.

Controleer dus goed wat u nog moet bewaren en wat u kunt vernietigen. Bij twijfel kunt u natuurlijk alles eeuwig bewaren, maar u kunt natuurlijk ook contact met View opnemen, zodat wij u van persoonlijk advies kunnen voorzien.

Advies nodig omtrent specifieke bewaartermijnen?
Vraag meteen een vrijblijvend adviesgesprek aan met onze archiefspecialisten.
Ga naar ons contactformulier of bel: 0314 – 36 92 00.