Dossiers en archief digitaliseren
Staan er nog altijd dossiers in de kast, kelder of op zolder die gedigitaliseerd moeten worden?
Wij zorgen dat ieder document, oude A4-tjes, A0-formaat tekeningen, privacygevoelige HR-dossiers, studentendossiers of patiëntendossiers, zorgvuldig verwerkt worden.
Veilig digitaliseren
Wij digitaliseren dossiers en archieven van alle soorten bedrijven in verschillende branches en vakgebieden. Van patiëntendossiers bij huisartsen tot zorginstellingen of een advocatenkantoor, wij staan voor bewezen kwaliteit. Het verwerkingsproces van dossiers gaat via high-tech scanners en scansoftware. De eindcontrole gebeurt door ervaren archiefspecialisten.
Met een helder plan van aanpak helpen wij ook jouw organisatie met een goede, duurzame en digitale archiefoplossing.
Plan van aanpak
Inpakken en transport
We verpakken de dossiers op locatie in View archiefboxen en vervoeren ze daarna zelf naar ons beveiligde archiefdepot.
Ontvangst en inventarisatie
De dossiers worden gecontroleerd, opgeschoond (evt. controle bewaartermijnen) en scan klaar gemaakt in ons depot. Alle materialen die niet worden gedigitaliseerd worden verwijderd.
Scannen van dossiers
Na het scan klaar maken, worden de dossiers gescand. In kleur of zwart-wit, met OCR, opgeslagen als PDF/A en voegen we de afgesproken indexkenmerken toe. Koppeling met applicaties of databases is mogelijk, net als substitutiescanning.
Opleveren van digitale dossiers
Na digitalisering worden de dossiers in iView geplaatst of opgeleverd via een beveiligde server/harde schijf. In iView zijn deze via beveiligde login eenvoudig te raadplegen.
Bewaartermijn na oplevering
Na oplevering en controle, worden de dossiers na de afgesproken reclamatietijd en akkoord vernietigd. Je hebt een bewaarplicht, maar ook een vernietigingsplicht.
Betaalbaar dossiers laten digitaliseren
Bij View documentbeheer profiteer je van lage kosten voor digitalisering, zonder concessies te doen aan veiligheid of bereikbaarheid. Doordat ons archiefdepot en kantoor efficiënt is ingericht en jij alleen betaalt per dossier of archief bespaar je aanzienlijk t.o.v. het zelf digitaliseren.
Betaal alleen voor wat nodig is.
Altijd snel en veilig toegang tot jouw dossiers in iView
Wie zijn wij?
Wij zijn ruim 27 jaar specialist in het opslaan, beheren, digitaliseren van papieren en digitale dossiers. Met jarenlange opgebouwde kennis en ervaring kunnen wij ook jullie organisatie of bedrijf verder helpen met efficiënt dossier- en documentbeheer.
Onze missie is bedrijven en organisaties efficiënt en veilig de dossiers te laten beheren. “Ieder dossier direct beschikbaar” is ons credo. Daarnaast is alles AVG-proof en met de jaarlijkse audit voor de ISO 27001 (informatieveiligheid) zijn wij daarin up-to-date. Better save than sorry!
