Palletopslag voor dossiers en archiefdozen
De efficiënte manier om grote hoeveelheden archiefmateriaal, zoals dossiers, op te slaan die wettelijk bewaard moeten blijven maar weinig geraadpleegd worden. Deze opslagmethode is kosteneffectief en ruimtebesparend, vooral voor archieven met een lage raadpleegfrequentie.
Voordelen palletopslag voor dossiers:
- Kostenefficiënt: palletopslag de voordelige oplossing van grote hoeveelheden archiefmateriaal.
- Flexibel: opslagruimte huren op basis van uw behoeften, zowel voor korte als lange termijn.
- Ruimtebesparend: minder kostbare ruimte in beslag dan archiefruimte in eigen beheer.
- Efficiënt: dossiers worden overzichtelijk opgeslagen, wat het beheren en lokaliseren vergemakkelijkt.
- Veilig: dossiers zijn beschermd tegen invloeden, zoals vocht, brand, en ongedierte.
- Voldoet aan wettelijke bewaartermijnen: palletopslag is ook geschikt om de wettelijke verplichtingen.
- Op tijd vernietigen: wij zorgen ervoor dat dossiers/pallets niet langer bewaard blijven dan nodig.
Inventariseren van het archief
Een archiefspecialist van View brengt samen met jullie de volgende onderwerpen in kaart voordat wij van start gaan: waar staat wat, wie is verantwoordelijk, wie heeft toegang, wat zijn de bewaartermijnen? Ook onderzoeken we hoe het archief is verdeeld in afdelingen en onderwerpen.
Zo maken we samen een blauwdruk van de huidige stand van zaken.
En daarna?
Datum plannen en wij regelen alles. Pakken de archieven op in rolcontainers of wij laten het op pallets staan. Naar ons depot, data invoeren en alles registeren. Mocht er een doos/dossiers retour moeten, dan pakken wij meteen het juiste dossier.
Bij ons is alles in eigen beheer en controle. Dit om de maximale waarborg en veiligheid voor de gevoelige dossiers te waarborgen.
Waarom de keuze voor palletopslag?
Organisaties hebben vaak te maken met archieven die bewaard moeten blijven vanwege wettelijke bewaartermijnen, maar die weinig meer geraadpleegd worden. De bekende financiële administratie, medische-dossiers, personeelsdossiers etc. Palletopslag biedt dan een geschikte oplossing om deze archieven efficiënt en veilig op te slaan voor een goede prijs.
Optie: dossiers registeren in de applicatie iView
In de archiefapplicatie iView kunnen jullie het archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden ook via iView, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd.
Wij beschikken over professionele scanners waarin de archieven worden gedigitaliseerd.
Met deze applicatie is vanaf ieder device in te loggen om zelf controle te houden over jouw eigen dossiers en of archieven.
Palletopslag en informatieveiligheid
View is al 12 jaar ISO 27001 gecertificeerd, de gehele organisatie wordt jaarlijks getoetst op informatieveiligheid in alle facetten. Mens, huisvesting en de automatisering.
De palletopslag valt ook onder deze norm. Voor jullie een extra waarborg in deze veiligheid.
Ontzorgen, outsourcen en kosten besparen
En toch grip hebben op de dossiers, dat is de kracht van palletopslag bij View.
Vraag vandaag nog informatie en rekenen wij uit welke besparing jullie kunnen realiseren.
