Vragen omtrent

bewaartermijnen?

“Hoe lang moet ik mijn archiefstukken bewaren?” Dit is één van de meest voorkomende vragen aan onze archiefspecialisten. Het antwoord hierop is niet altijd eenvoudig te geven. Ieder vakgebied en iedere branche heeft zijn eigen regels rondom bewaartermijnen. Wil jij hier meer over weten ? Laat een berichtje achter en wij helpen je graag verder.

Wettelijke, wenselijke en juridische bewaartermijnen

Iedere organisatie heeft met deze bewaartermijnen te maken. In het burgerlijk wetboek, de algemene wet rijksbelastingen en de wet op de omzetbelasting zijn eisen opgenomen waaraan voldaan moet worden.
Naast algemene regelgeving kun je ook onder bewaartermijnen van archieven vallen in speciale sectoren. Voorbeelden hiervan zijn de archiefwet, de medische archiefwet en de wet bescherming persoonsgegevens. Deze zijn vaak van toepassing op personeelsdossiers, patiëntendossiers, klantdossiers en contracten.

Bewaartermijnen van archieven bepalen

Het is voor iedereen in de organisatie prettig als er een document aanwezig is waarop terug te vinden is hoe lang alle documenten en dossiers bewaard moeten blijven.

Zo'n overzicht van bewaartermijnen kun je zelf maken, maar wij kunnen daarbij ook helpen.
Hierbij een aantal standaard bewaartermijnen als voorbeeld:

  • Medische dossiers
    Bij medische dossiers geldt over het algemeen een wettelijke bewaarplicht van 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier. Het komt ook wel voor dat een dossier langer of juist korter moet worden bewaard.
  • HRM-dossiers / personeelsdossiers
    Personeelsdossiers zijn vaak een combinatie van verschillende soorten documenten, waar ook weer verschillende bewaartermijnen aan zijn gekoppeld. Salarisadministratie moet je 7 jaar bewaren (na uitdiensttreding), maar er zijn ook documenten die 2 jaar na uitdiensttreding vernietigd moeten worden, bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken.
  • Zaakdossiers / juridische dossiers
    De orde van advocaten geeft aan dat de dossiers en gegevensdragers volgens wettelijke termijn worden bewaard.
    Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken: 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak.
    Bewaartermijn van administratieve gegevens: 7 jaar
    Bewaartermijn gegevensdragers: 7 jaar
    Bewaartermijn op grond van de AWR: 7 jaar
    Neerlegging van de praktijk: 5 of 20 jaar
    Verjaringstermijn voor beroepsfouten: 5 of 20 jaar

Duizelt het je ook? Wij helpen graag met een overzicht op maat voor jullie organisatie/bedrijf.

Neem gerust contact op.

Vijf ook interessante linkjes