Archiefbeheer

veilig en vertrouwd vanuit een database

Archiefbeheer bij View betekent, altijd en overal direct online beschikken over jouw dossiers. Zoeken, gevonden en downloaden vanuit een app. Inloggen met tweestapsauthenticatie is dan ook zeer veilig. Is dit iets voor jullie organisatie? Direct contact

Alle dossiers in een online centraal archief

Met de applicatie iView kan dat eenvoudig; het is volledig afgestemd op jullie wensen en manier van werken. iView is gebruiksvriendelijk zodat iedere geautoriseerde gebruiker er direct mee aan de slag kan. Met gebruik van zoekwoorden/indexkenmerken kan iedereen snel een gewenst dossier opzoeken, downloaden en inzien. Ook juist handig bij thuiswerken.

Ook het verwijderen van dossiers waarvan de bewaartermijn is afgelopen kunnen wij verzorgen; met iView heb je altijd grip op jouw archief!

 

Ieder dossier 24/7 overal en altijd beschikbaar.

  • Voor al jouw papieren en digitale dossiers 
  • Bewaartermijnen en vernietigingsvoorstellen
  • Inclusief back-up en restoren
  • Extra veilig door inloggen met 2FA
  • Uitgebreide rechtenstructuur
  • Microsoft Azure Database (in NL) met ISO 27001
  • Full-service voor vast bedrag per maand
  • iView, ontwikkeld door View voor jouw dossiers

Hierbij een impressie van iView. Klik op de afbeeldingen voor een groter beeld of maak een afspraak voor een demo.


  

Voorbereiding en transport

Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.

Ontvangst en indexeren

De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers bovendien gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons gecertificeerde archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

Downloaden in iView

In iView kunnen jullie het archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden via iView, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd. View beschikt over een professionele scanstraat waarin de archieven worden gedigitaliseerd.

Bewaartermijnen

Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, tijdig te vernietigen. Het registreren van bewaartermijnen en archiefvernietiging kunnen wij ook verzorgen. In iView leggen we de (wettelijke) bewaartermijnen vast. Na jullie goedkeuring zorgen wij er dan elk jaar voor dat overbodige dossiers professioneel en definitief vernietigd worden.

 

Vijf interessante linkjes

iView als applicatie in eigen beheer

Ook dat is mogelijk, zelf het archief registreren en/of indexeren. Wil je meer informatie over iView in eigen beheer? Laat een berichtje achter of laat ons terugbellen.