Archiefbeheer bij View betekent, altijd en overal direct online beschikken over jouw dossiers. Zoeken, gevonden en downloaden vanuit een app.
Inloggen met tweestapsauthenticatie geeft de maximale waarborg voor veiligheid van jouw dossiers.
En alles in een online centraal archief
Met de applicatie iView kan dat eenvoudig; het is volledig afgestemd op jullie wensen en manier van werken. iView is gebruiksvriendelijk zodat iedere geautoriseerde gebruiker er direct mee aan de slag kan. Met gebruik van zoekwoorden/indexkenmerken kan iedereen snel een gewenst dossier opzoeken, downloaden en inzien. Ook juist handig bij thuiswerken.
Ook het verwijderen van dossiers waarvan de bewaartermijn is afgelopen kunnen wij verzorgen; met iView heb je altijd grip op jouw archief!
Ieder dossier direct beschikbaar in iView
Kortom jouw dossiers goed gewaarborgd en direct beschikbaar |
.png) |
Voorbereiding en transport
Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.
Ontvangst en indexeren
De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers bovendien gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons gecertificeerde archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
Downloaden in iView
In iView kunnen jullie het archief raadplegen en opvragen. De opgevraagde stukken worden via iView, binnen de afgesproken responstijd, digitaal aangeleverd. View beschikt over een professionele scanstraat waarin de archieven worden gedigitaliseerd.
Bewaartermijnen
Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, tijdig te vernietigen. Het registreren van bewaartermijnen en archiefvernietiging kunnen wij ook verzorgen. In iView leggen we de (wettelijke) bewaartermijnen vast. Na jullie goedkeuring zorgen wij er dan elk jaar voor dat overbodige dossiers professioneel en definitief vernietigd worden.
Vijf interessante linkjes
- Uitleg omtrent de informatieveiligheid (ISO 27001)
- onze handige 10 archieftips
- bewaartermijn van het archief verstreken? Wij kunnen ook het archief veilig vertouwd vernietigen
- onze referenties en diverse klanten
- en de mensen bij View