Archiefbeheer
Nooit meer zoeken maar altijd direct online beschikken over al jouw dossiers. Zoeken, gevonden en downloaden vanuit iView, de archief-applicatie.
Inloggen met tweestapsauthenticatie geeft dit de maximale waarborg voor veiligheid van jouw dossiers.
Alles in een online centraal archief
Met de applicatie iView kan dat eenvoudig; het is volledig afgestemd op jullie wensen en manier van werken. iView is gebruiksvriendelijk zodat iedere geautoriseerde gebruiker er direct mee aan de slag kan. Met gebruik van zoekwoorden/indexkenmerken kan iedereen snel een gewenst dossier opzoeken, downloaden en inzien. Zowel voor digitale- en fysieke dossiers. Ook handig bij thuiswerken.
Het verwijderen van dossiers waarvan de bewaartermijn is afgelopen verzorgen wij ook; met iView heb je dus altijd grip op jouw dossiers!
iView beknopt samengevat
Kortom: jouw dossiers goed gewaarborgd en direct beschikbaar. |
.png) |
Stel, jij wordt klant en hoe dan verder?
Voorbereiding en transport
Het archief of de dossiers worden bij jou op de locatie, geregistreerd en verpakt in View archiefboxen. Met ons eigen vervoer worden de archieven vervolgens rechtstreeks naar het beveiligde archiefdepot vervoerd.
Ontvangst en indexeren
De dossiers worden individueel geïndexeerd en geregistreerd in iView. Op jullie verzoek kunnen de dossiers bovendien gecontroleerd, opgeschoond of gesorteerd worden. Daarna krijgen ze een definitieve plaats in ons archiefdepot. De indexering van de dossiers wordt in de database iView verwerkt en is daarna online toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
Digitaliseren
De dossiers worden scanklaar gemaakt door het verwijderen van alle nietjes en paperclips. Ook worden alle kleine briefjes evt apart opgeplakt. Het scannen in kleur gaan met een hoge resolutie en in PDF-A. Substiutie scannen voor overheden is uiteraard ook mogelijk.
De vooraf afgesproken indexmerken gaat automatisch of worden handmatig toegevoegd.
Ook koppelen aan applicaties en databases is dan na het scannen de laatste fase.
Downloaden in iView
In de applicatie iView worden de dossiers na het digitaliseren geupload. De gebruiker kan na het beveiligd inloggen de dossiers weer downloaden. Dus makkleijk raadplegen, inzien en het orginele dossiers blijft in het ons depot.
Bewaartermijnen
Om overzicht te houden is het noodzakelijk om dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken tijdig te vernietigen. (is ook een AVG eis) Het registreren van bewaartermijnen en de vernieting verzrogen wij ook. Ook weer in iView leggen we de (wettelijke) bewaartermijnen vast. Pa na jullie goedkeuring worden de dossiers verwijderd uit ons depot en of database.
Zes linkjes die aanvullend kunnen zijn
- Uitleg omtrent de informatieveiligheid (ISO 27001)
- onze handige 10 archieftips
- bewaartermijn verstreken? Wij vernietigen dossiers (ook digitaal) veilig.
- onze referenties en diverse klanten
- en de mensen bij View