Dossiers wegdoen of niet?
Elke woensdag staat in de Gelderlander een column van journalist Johan Nebbeling, waarin hij vertelt over waargebeurde voorvallen uit de notarispraktijk. Hilarisch, verrassend, soms met een duidelijke waarschuwing of eyeopener. Dan blijkt een notariskantoor niet zo’n ‘saaie’ bedoening te zijn als velen wellicht denken.
Onlangs ging het over het bewaren van papieren dossiers. Veel mensen durven die belangrijke, officiële documenten als aktes en testamenten niet weg te doen.
Zo ook een oudere man die met een grote boodschappentas vol papieren bij de notaris kwam. Papieren, deels vergeeld, soms al tientallen jaren oud, kwamen eruit tevoorschijn. “Ik wil er wel vanaf, maar mag ik dit zomaar weggooien?” was de vraag aan de notaris. De notaris stelde voor alles door te lopen en samen te bekijken wat weg kon en welke papieren beter nog bewaard konden blijven. Met daarbij de opmerking dat belangrijke documenten zoals testamenten bij de notaris in de kluis worden bewaard. Na enige tijd was er een grote stapel voor de prullenbak en een veel kleinere met relevante documenten. Waarop de notaris voorstelde de overbodige papieren op het kantoor te vernietigen. Het idee van alle papieren, zo lang bewaard, in de papierversnipperaar te laten eindigen zit de man dan ineens niet lekker. Dus gaan alle documenten weer terug de tas in: “Ik heb er tenslotte meer dan genoeg voor betaald”.
Natuurlijk, gevoelsmatig wil je wellicht die documenten bewaren die symbool staan voor een belangrijk moment in je leven: het overlijden van een dierbare, de aankoop van een huis of het vastleggen van je eigen laatste wil. Maar de notaris zelf zorgt voor het veilig opslaan en bewaren van alle belangrijke dossiers. Of dat nu fysiek is, digitaal, of een combinatie hiervan: de bewaarplicht en – termijnen zijn bij zo’n juridisch expert in goede handen. Waarbij de notaris zelf uiteraard ook gebruik kan maken van de experts: de mensen van View weten alles over veilige opslag, digitale toegankelijkheid en vooral ook nu als dit zo actueel is: bewaartermijnen van dossiers.
Wil jij ook weten wat vernietigd moet worden of wat nog wel bewaard mag blijven in 2025? Wij helpen je graag met advies en een oplossing.
