Rutte en zijn ministerie in de fout
Sms en archiefwet, hoe dan? In de tweede kamer werd dit een uitvoerige discussie over tekstberichten en de plicht om deze bestuurlijke content wel goed te archiveren.
In mei hebben we op deze plaats al aandacht besteed aan het wissen van sms’jes door premier Rutte. Hoe zat het ook weer?
De Volkskrant had verzocht om inzage van relevante berichten ten aanzien van het coronabeleid. Het ministerie van Algemene Zaken gaf vervolgens alleen tekstberichten door die de premier naar het ministerie had gestuurd. Omdat de krant dat vreemd vond spanden zij een rechtszaak aan.
Tijdens de rechtszaak bleek dat Rutte zelf bepaalde of Sms-berichten moesten worden bewaard of vernietigd. Belangrijke berichten stuurde hij door naar ambtenaren, onbelangrijke berichten wiste hij. Deze ‘realtime archivering’ paste hij toe omdat zijn oude Nokia niet voldoende opslagcapaciteit had…
Deze gang van zaken is onderzocht door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Deze week kwamen zij met een kritisch rapport.
Berichten zijn wel gearchiveerd volgens een ‘rijksbrede instructie’, maar deze instructie klopt niet met de Archiefwet. De manier waarop met berichten is omgegaan leidde tot gegevensverlies. Zo stuurde Rutte ontvangen berichten vrijwel altijd door naar ambtenaren, maar verzonden berichten niet altijd. Bovendien pasten ambtenaren een te strenge selectie toe, niet passend bij de Archiefwet. Van doorgestuurde berichten is bovendien niet na te gaan wanneer deze origineel zijn binnengekomen.
Hoeveel berichten niet zijn opgeslagen is niet meer te achterhalen; berichten die zijn gewist, zijn er immers niet meer. De Inspectie roept het ministerie op betere afspraken te maken, vindt bovendien dat er bij de overheid meer duidelijkheid moet komen over regels rond archivering.
In een reactie laat Rutte weten dat zijn ministerie onderzoekt waar het beter kan. In afwachting daarvan worden alle chatberichten van de leden van het kabinet bewaard.
Zorgvuldig archiefbeheer kan vaak beter aan echte deskundigen worden overgelaten….
Bron: https://nos.nl/l/2446916