Hoe lang bewaren?

“Hoe lang moet ik mijn archiefstukken bewaren?” Dit is één van de meest voorkomende vragen aan onze archiefspecialisten. Het antwoord hierop is niet altijd eenvoudig te geven. Ieder vakgebied, iedere branche heeft zijn eigen bewaartermijn.

Dit is eigenlijk in drie begrippen te duiden.

“Hoe lang moet ik mijn archiefstukken bewaren?” Dit is één van de meest voorkomende vragen aan onze archiefspecialisten. Het antwoord hierop is niet altijd eenvoudig te geven. Ieder vakgebied, iedere branche heeft zijn eigen bewaartermijn. Dit is eigenlijk in drie begrippen te duiden:

Wettelijke

Iedere organisatie heeft met wettelijke bewaartermijnen te maken. In het burgerlijk wetboek, de algemene wet rijksbelastingen en de wet op de omzetbelasting zijn eisen opgenomen waaraan voldaan moet worden.

Naast algemene regelgeving kunt u ook onder branche-eigen wettelijke bewaartermijnen van uw archieven vallen. Voorbeelden hiervan zijn de archiefwet, de medische archiefwet en de wet bescherming persoonsgegevens. Deze zijn vaak van toepassing op personeelsdossiers, patiëntendossiers, klantdossiers en contracten.

Wenselijke

Naast wettelijke bewaartermijnen heeft iedere organisatie ook met wenselijke bewaartermijnen te maken. Hoe lang bewaar ik bijvoorbeeld notulen, offertes of handboeken? Dat kan voor iedere organisatie verschillen.

Een belangrijke vuistregel bij het bepalen van wenselijke bewaartermijnen is hoe lang de informatie van dossiers nog actueel of nodig is.

Juridische bewaartermijnen

Naast de wettelijke en wenselijke bewaartermijnen van archieven is het ook goed om je te realiseren dat een dossier of document een juridische waarde kan hebben. Met een aankoopbewijs kan de garantie van een productie bijvoorbeeld worden geclaimd.

De looptijd van de juridische bewaartermijn is meestal de periode waarin aanspraak geclaimd (of bewezen) kan worden.

U zoekt duidelijkheid, wil dossiers niet onnodig lang bewaren. Laat een berichtje achter of bel ons voor advies, wij helpen u graag verder.

Wilt u meteen aan de slag? Kijk op bewaartermijnen en wij helpen u graag verder.

 

Tekst is gerealiseerd door Helma Bode, scribia.nl

overzicht alle trendings