Administratie digitaliseren of opslaan? Wat is de beste keuze?
Bedrijven en organisaties staan vaak voor de keuze: hun administratie digitaliseren of fysiek opslaan? Beide opties hebben voordelen, maar met de toenemende digitalisering en strengere wet- en regelgeving is het belangrijk om een goed geïnformeerde keuze te maken. In deze blog bespreken we de verschillen, voordelen en overwegingen bij het digitaliseren en opslaan van administratie.
De voordelen van administratie digitaliseren
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun administratie te digitaliseren. Dit biedt niet alleen gemak, maar ook verbeterde efficiëntie en veiligheid.
1. Betere toegankelijkheid
Digitale documenten zijn altijd en overal beschikbaar. Werknemers kunnen eenvoudig dossiers opvragen zonder afhankelijk te zijn van fysieke archieven. Dit is vooral handig voor organisaties die hybride werken ondersteunen. Medewerkers hoeven niet langer naar een archiefruimte te lopen of door mappen te bladeren; met een paar klikken hebben ze het juiste document binnen handbereik.
Daarnaast kunnen digitale documenten worden gedeeld zonder dat er kopieën moeten worden gemaakt, wat het werkproces versnelt en de kans op fouten vermindert. Dit is met name handig voor HR-afdelingen, juridische teams en zorginstellingen die met gevoelige persoonsgegevens werken.
2. Ruimtebesparing en kostenreductie
Fysieke archieven nemen vaak veel ruimte in beslag. Dit kan op kantoor kostbare vierkante meters bezetten die beter kunnen worden benut. Door administratie te digitaliseren, bespaart een bedrijf op opslagkosten en kan het kantoor efficiënter worden ingericht.
Bovendien vervallen de kosten voor papier, printers en archiefkasten. Bedrijven die overstappen op digitale administratie kunnen niet alleen hun fysieke opslagruimte minimaliseren, maar ook besparen op operationele kosten zoals onderhoud en energieverbruik.
3. Verbeterde beveiliging en compliance
Gevoelige informatie kan beter worden beveiligd in een digitaal systeem met toegangscontrole en encryptie. Daarnaast is het eenvoudiger om te voldoen aan AVG-richtlijnen en andere wetgeving omtrent gegevensbeheer.
Door gebruik te maken van geavanceerde digitale beveiligingsmaatregelen, zoals tweestapsverificatie en automatische back-ups, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun data beschermd blijft tegen datalekken en cyberdreigingen. Dit is met name cruciaal voor sectoren zoals de gezondheidszorg en de financiële sector, waar gegevensbeveiliging een topprioriteit is.
4. Efficiënter documentbeheer
Met digitale opslag kunnen bestanden snel worden doorzocht en gearchiveerd volgens een gestandaardiseerd systeem. Dit vermindert de kans op zoekgeraakte documenten en versnelt werkprocessen.
Dossiers kunnen eenvoudig worden gecategoriseerd, gearchiveerd en opgeroepen met behulp van metadata en zoekfilters. Dit maakt het beheer van grote hoeveelheden documenten overzichtelijker en voorkomt fouten bij handmatig archiveren.
Meer weten over het digitaliseren van dossiers? Bekijk onze diensten voor dossiers digitaliseren en HR-dossiers digitaliseren.
Wanneer kiezen voor fysieke opslag?
Ondanks de voordelen van digitalisering is er in sommige gevallen nog steeds behoefte aan fysieke opslag.
1. Wettelijke bewaarplicht
Sommige documenten moeten volgens de wet fysiek worden bewaard, zoals bepaalde contracten en originele belastingdocumenten. De Belastingdienst eist bijvoorbeeld dat sommige documenten tot zeven jaar bewaard blijven, terwijl juridische documenten soms zelfs langer bewaard moeten worden.
2. Behoud van originele documenten
Bij documenten met een hoge historische of juridische waarde, zoals notaris papieren of getekende overeenkomsten, kan fysieke opslag noodzakelijk zijn. Sommige officiële documenten behouden alleen hun rechtsgeldigheid in de originele papieren versie, waardoor het noodzakelijk is om een fysieke archiefopslag te behouden.
3. Tijdelijke opslag voordat digitalisering plaatsvindt
In sommige gevallen kan een organisatie ervoor kiezen om documenten eerst fysiek op te slaan en deze op een later moment te digitaliseren. Dit voorkomt dat dossiers verloren gaan in een ongestructureerd digitaliseringsproces.
Voor veilige en efficiënte opslag van papieren archieven biedt View een professionele archiefopslag service.
De nadelen van fysieke opslag
Hoewel fysieke opslag nog steeds nodig is voor bepaalde documenten, heeft het enkele nadelen.
- Ruimtegebrek: Grote archieven kunnen waardevolle kantoorruimte in beslag nemen.
- Moeizame toegankelijkheid: Documenten moeten handmatig worden opgezocht, wat tijd kost en foutgevoelig is.
- Beveiligingsrisico’s: Papieren documenten kunnen verloren gaan, gestolen worden of beschadigd raken door brand of waterschade.
- Hoge kosten: Het onderhoud van een fysiek archief brengt kosten met zich mee, zoals huur voor opslagruimte en archiefbeheer.
Door deze nadelen kiezen steeds meer organisaties voor een hybride aanpak.
De ideale oplossing: een hybride aanpak
Veel bedrijven kiezen voor een combinatie van digitaliseren en fysiek opslaan. Zo kunnen de meest gebruikte documenten digitaal beschikbaar zijn, terwijl essentiële papieren dossiers veilig worden bewaard in een externe archiefruimte.
Een hybride aanpak biedt het beste van beide werelden. Bedrijven kunnen essentiële documenten fysiek bewaren terwijl ze tegelijkertijd hun werkprocessen optimaliseren door digitalisering. Dit zorgt voor een snellere workflow, verhoogde beveiliging en meer efficiëntie in documentbeheer.
Wil je meer weten over hoe jouw organisatie de administratie efficiënt kan beheren? Neem contact met ons op voor een op maat gemaakte oplossing.
Gerelateerde onderwerpen:
Met de juiste keuze tussen digitalisering en opslag zorg je voor een efficiënter, veiliger en toekomstbestendig administratiebeheer.
