Wij beheren
ruim documenten

Die veilig digitaal toegankelijk zijn

Zeer waarschijnlijk herkenbaar; een deel van de dossiers al digitaal, maar ook nog een deel op papier in kasten, bij uw collega’s op het bureau en wat in de kelder en/of archiefruimte. Kortom: de dossiers liggen verspreid en u heeft hier geen grip en overzicht op. Vul het contactformulier in voor de eerste stap naar een oplossing.

Dilemma

Dat is vaak het probleem op de werkvloer, de digitale deelbaarheid zorgt veelal voor een versnippering van de dossiers. Met het thuiswerken komt dit probleem ook vaak naar voren. Veel data en dossiers zijn in een beveiligde omgeving, maar nog niet alles, waarschijnlijk ook in uw organisatie. Vaak horen wij ook de twijfel; hoe veilig is dit, wie heeft inzage in welke dossiers? Wij bij View herkennen deze knelpunten; digitaliseren is niet spannend, maar het moet wel zeer zorgvuldig. Of nog zoiets, substitutie, waarbij digitale dossiers de originelen vervangen . Vervolgens worden de papieren documenten vernietigd; ook dat kan bij ons. Al miljoenen dossiers hebben wij gedigitaliseerd, voor veel organisaties in de afgelopen 23 jaar.

Stappen naar een 100% digitaal archief

Helemaal over naar een digitaal archief? View kan u helpen bij het realiseren hiervan. De eerste stap is het digitaliseren van de nog aanwezige papieren dossiers. Deze worden voorzien van indexkenmerken zoals u nu gebruikt binnen de organisatie. Dit kan door middel van herkennings-software zoals barcodes en/of handmatig indexeren. Met onze ervaring  hebben wij meerdere archiefprojecten voor diverse organisaties mogen verzorgen. Of het nu gaat om personeelsdossiers digitaliseren, juridische dossiers, leerlingdossiers of patiëntendossiers, we verwerken uw dossiers en  kunnen dit eventueel koppelen aan en/of implementeren in uw bestaande applicatie.

Veiligheid voorop bij digitaal archief

Bij het digitaliseren is het belangrijk te weten dat de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) eist dat technische en organisatorische maatregelen getroffen worden ter beveiliging van de digitale dossiers. Er moeten vooraf regels gesteld worden over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers zijn, ter beveiliging van de dossiers. Ook hierin kunnen wij adviseren.

Geschikt voor import in applicaties

De digitale beschikbaarheid wordt afgestemd op uw werkwijze of applicatie. Importeren met XML, rechtstreeks scannen naar uw applicatie, downloaden via een beveiligde FTP server of uploaden naar iView zijn voorbeelden hiervan.

Onze scanstraat kan voor de volgende toepassingen ingezet worden:

  • Scanning on demand: alleen informatie die nodig is wordt gedigitaliseerd;
  • Digitaliseren van grote volumes: complete archieven snel digitaliseren;
  • Archiefbeheer in iView: uw digitale archief overal, altijd en veilig beschikbaar.
Marleen

Nog even wat tips en suggesties

Wilt u het archief alvast opschonen? Op de pagina bewaartermijnen vindt u een aantal tips. Voor een persoonlijk advies op maat, laat een bericht achter en wij nemen contact met u op.