Zeer waarschijnlijk herkenbaar; een deel van de dossiers al digitaal, maar ook nog iets op papier in kasten, bij uw collega’s op het bureau, of zelfs thuis en wat in de kelder en/of archiefruimte. Kortom, de dossiers liggen verspreid en er is onvoldoende overzicht.

Dan komen wellicht de vragen: is het digitaliseren beter of toch op papier bewaren? Hoe lang moet dit bewaard blijven of mag het al vernietigd worden? Wie haalt het op en hoe wordt alles vervolgens geïndexeerd en/of opgeslagen?

Hoe dit te organiseren en deze vragen te beantwoorden willen wij u graag bij helpen, dat is onze specialiteit.

Waar te beginnen?

Dat is de eerste vraag, de digitale deelbaarheid zorgt veelal voor een versnippering van de dossiers. Met het thuiswerken komt dit probleem ook vaak naar voren. Veel data en dossiers zijn in een beveiligde omgeving, maar nog niet alles, waarschijnlijk ook in uw organisatie. Vaak horen wij ook de twijfel; hoe veilig is dit, wie heeft inzage in welke dossiers?

Bij View herkennen we deze knelpunten. Nodig ons uit of bel en leg het aan ons voor. Wij hebben voor honderden organisaties geadviseerd, gedigitaliseerd en beheren vele dossiers in ons archiefdepot.

Dit alles al bijna 25 jaar. Wie wij zijn? https://www.view.nl/kennismaken wij stellen ons graag voor.

 

Stappen naar een 100% digitaal archief

Helemaal over naar een digitaal archief? View kan u helpen bij het realiseren hiervan. De eerste stap is het digitaliseren van de nog aanwezige papieren dossiers. Deze worden voorzien van indexkenmerken zoals u nu gebruikt binnen de organisatie. Dit kan door middel van herkennings-software zoals barcodes en/of handmatig indexeren. Of het nu gaat om:

Wij verwerken uw dossiers en kunnen dit eventueel koppelen aan en/of implementeren in uw bestaande applicatie.

Veiligheid voorop

Bij het digitaliseren is het belangrijk te weten dat de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) eist dat technische en organisatorische maatregelen getroffen worden ter beveiliging van de digitale dossiers. 

Er moeten vooraf regels gesteld worden over wie toegang heeft tot de documenten, dus wie geautoriseerde gebruikers zijn, ter beveiliging van de dossiers. Ook hierin kunnen wij adviseren.

Geschikt voor import in applicaties

De digitale beschikbaarheid wordt afgestemd op uw werkwijze of applicatie. Importeren met XML, rechtstreeks scannen naar uw applicatie, downloaden via een beveiligde FTP server of uploaden naar iView zijn voorbeelden hiervan.

Onze scanstraat kan voor de volgende toepassingen ingezet worden:

  • Scanning on demand: alleen informatie die nodig is wordt gedigitaliseerd;
  • Digitaliseren van grote volumes: complete archieven snel digitaliseren;
  • Archiefbeheer in iView: uw digitale archief overal, altijd en veilig beschikbaar.
Marleen

Nog even wat tips en suggesties

Wilt u het archief alvast opschonen? Op de pagina bewaartermijnen vindt u een aantal tips. Voor een persoonlijk advies op maat, laat een bericht achter en wij nemen contact met u op.

Vragen? Stuur een appje!