Een leerlingdossier is een verzameling documenten die betrekking heeft op een leerling. Een leerlingdossier bevat onderwijs- en zorg gerelateerde persoonsgegevens van een leerling. Andere termen die hiervoor gebruikt worden zijn: Elektronisch leerlingdossier, ELD, deelnemersdossier, bekostigingsdossier, pedagogisch dossier, leerling en examendossier, examendossier, of studentendossier.
Met vaak duizenden leerlingen bestaat het archiefbeheer bij een onderwijsinstelling voor het grootste deel uit het beheren van leerlingdossiers. Bij de leerling-, studenten of deelnemersadministratie van veel scholen worstelt men al jaren met de grote hoeveelheid dossiers. Mede veroorzaakt door de soms lange bewaartermijnen (oplopend tot dertig jaar) van het leerling en examendossier.
Het leerlingdossier is op te splitsen in drie onderwerpen: bekostiging, pedagogisch en examen. Soms zijn deze onderwerpen uitgesplitst in drie dossiers en worden op aparte afdelingen beheerd. Soms vormen ze samen een dossier. Voor onderwijsinstellingen is het een grote uitdaging om alle informatiestromen efficiënt en effectief te laten lopen. Dit zonder dat kasten, kelders en zolders overvol raken met de dossiers.
Leerlingapplicaties en andere ICT-voorzieningen voor gegevensopslag rondom de leerlingen zijn er voldoende. Toch is er vaak nog geen passende oplossing voor een uniform, efficiënt en effectief archiefsysteem rondom het leerling- en examendossier. View Document Management heeft ruime ervaring binnen het onderwijs. Met name bij het ROC zijn er al vele oplossingen van View geïmplementeerd.
View heeft de oplossing voor zowel de papieren als het digitale leerlingenarchief. De papieren dossiers worden veilig en betrouwbaar beheerd in het archiefdepot van View. Een leerling en examendossier wordt individueel geregistreerd, hierdoor zijn ze snel en eenvoudig opvraagbaar via de online database iView. Ook als de leerling jaren later een kopie van zijn of haar diploma of cijferlijst vraagt, kan View het gevraagde document binnen de afgesproken responstijd digitaal aanleveren met scannen on demand.
Bent u nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor de archivering en/of digitalisering van uw leerlingdossiers? Maak dan een afspraak met View. Wij komen u graag bijpraten over de oplossingen die View biedt.