Diverse onderwijsinstellingen zoals Rijn IJssel Arnhem, Albeda collega in Rotterdam, ROC van Twente, Hoge school van Utrecht zijn even zo wat namen welke wij in beheer, gedigitaliseerd, of in archiefopslag hebben. Is dit onderwerp ook een vraagstuk binnen jullie onderwijsinstellingen? Vul dan het contactformulier in en laten wij kijken naar de mogelijkheden.

Leerlingdossiers: het grote archief van een onderwijsinstelling

Onderwijsinstellingen hebben vaak veel leerlingdossiers. Archiefbeheer is dan ook in feite het beheren van deze leerling-, studenten- of deelnemersdossiers.

Voor grote onderwijsinstellingen, met soms wel duizenden leerlingen, is het een enorme klus dit ordelijk, veilig en toegankelijk te beheren. Soms is er sprake van bewaartermijnen tot dertig (!) jaar; het gaat dus om een enorm archief.

Soorten leerlingdossiers

Het leerlingdossier gaat vaak over drie onderwerpen: bekostiging, pedagogische zaken en examengegevens. Soms heeft ieder onderwerp een eigen dossier en worden deze op aparte afdelingen beheerd, soms vormen ze samen één dossier. Geen uitpuilende kasten en zolders, maar overzicht houden en alles overzichtelijk en veilig bewaren. 

Er bestaan verschillende ICT-voorzieningen en leerlingapplicaties om de gegevens van een leerling op te slaan. Maar een archiefsysteem dat het complete leerling- en examendossier kan beheren ontbreekt vaak. View Document Management heeft ruime ervaring binnen het onderwijs. Met name bij ROC's wordt al vaak met ons systeem gewerkt.

 

 

Archiefbeheer en digitaliseren van het leerling- en examendossier

View heeft de oplossing voor zowel het papieren als het digitale leerlingenarchief. De papieren dossiers slaan wij op in ons archiefdepot. Ieder leerling- en examendossier wordt individueel geregistreerd. Via onze online database iView kan ieder document worden opgevraagd. Dus ook als een leerling jaren later een kopie van zijn of haar diploma of cijferlijst vraagt, kan View het gevraagde document binnen de afgesproken responstijd digitaal aanleveren met 'scannen on demand'.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden voor de archivering en/of digitalisering van jullie leerlingdossiers ? Maak dan een afspraak met View; wij komen graag de mogelijkheden bespreken.