Personeels- of HRM dossiers digitaliseren

Voor de nieuwe generatie is mobiel werken en 'Choose Your Own Device' enorm belangrijk. Dus ook van personeelsdossiers wordt verwacht dat deze digitaal makkelijk toegankelijk zijn maar natuurlijk vooral veilig en niet 'openbaar'. Of het intern een PD, HR of PZ dossier wordt genoemd: wij helpen de HR medewerkers graag om dit proces goed te organiseren. Vul het contactformulier in en vraag vandaag nog de gratis offerte aan.

Fysieke en/of digitale personeelsdossiers

Bij veel organisaties zijn de personeelsdossiers nog zowel digitaal als fysiek aanwezig. Worden wijzigingen en aanvullingen consequent ook op twee plaatsen doorgevoerd? Wij ervaren vaak dat dit niet zo is. Daarom is een centraal digitaal HR archief de beste oplossing. Meteen goed ingericht op bewaartermijnen, wie heeft toegang en wie juist niet, kortom: Ieder HR dossier direct en makkelijk beschikbaar, maar wel met restricties en vooral ook veilig. Wij hebben de ervaring en delen onze kennis graag met jullie.  

En na het digitaliseren?

Deze vraag is vooraf natuurlijk al gesteld, na het digitaliseren is het implementeren in de aanwezige HR applicatie uiteraard mogelijk. Dit verzorgen wij meestal voor de klant.
Ook de dossiers welke nog een paar jaar in hardcopy bewaard moeten blijven (vanwege bewaarplicht van zeven jaar na uit dienst gaan) worden ook door ons gedaan.
Dus digitaliseren is een aspect, maar alles voor- en achteraf organiseren is ook ons vakgebied en dit allemaal met de privacywet en de AVG als onderlegger. 

 

 

Digitaliseren en subsitutie van personeelsdossiers

Papieren personeelsdossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden kunnen het best gedigitaliseerd worden. In onze professionele scanstraat digitaliseren wij (middels subsistutie) de personeelsdossiers. Deze digitale dossiers krijgen de juiste gegevens mee om deze in jullie eigen HRM-systeem te importeren. Na jullie schriftelijke goedkeuring worden de papieren personeelsdossiers definitief vernietigd. Substitutie is om papieren en originele dossiers te vervangen door digitale dossiers. Dit confrom de archiefwet. 

Personeelsdossiers beheren met scannen on demand

Sommige personeelsdossiers liggen nog 'ergens' in een kast, maar worden nauwelijks geraadpleegd. Digitaliseren is dan meestal niet nodig, deze zullen digitaal ook nauwelijks bekeken worden.

Om op den duur toch papierloos te gaan werken is 'scannen on demand' een goede oplossing. De dossiers worden individueel geïndexeerd en opgeslagen in ons nieuwe en energie neutrale archiefdepot.

Met iView, onze online database, hebben jullie inzicht in de dossiers. Is er een fysiek dossier nodig, dan wordt deze gescand en digitaal beschikbaar gesteld. Een eerste stap op weg naar volledige digitalisering, tegen een laag bedrag.

Zo besparen jullie kosten, tijd, én ruimte.

Zes wellicht ook interessante pagina's

Wij van View maken op deze site gebruik van cookies en dat betreft Google Analytics.

En dan ook zeer beperkt en zonder IP-tracking. Dit ivm de AVG. Heb jij vragen laat dan een berichtje achter via jagraag.nl