10 tips

Voor slim archiveren

in de loop van tijd een wildgroei van ongestructureerde mappen, verouderde bestanden en onvindbare documenten geworden?

View heeft 10 slimme en handige tips waarmee je weer meer grip krijgt op jouw archief. 

1

Start een nieuw jaar met nieuwe mappen

Fysiek of digitaal; het maakt niet uit! Een nieuw jaar is het beste moment om een onderscheid in het archief aan te brengen.

2

Maak onderscheid tussen werkdocumenten en het bewaararchief

In het archief worden alleen definitieve documenten opgeslagen (liefst in PDF/A) met een bewaarplicht of bewaarwens. Werkdocumenten staan op persoonlijke of gedeelde afdelingsschijven.

3

Wees duidelijk in documentnamen

Gebruik geen algemene termen, maar specificeer. De indexen moeten de inhoud verraden!

4

Archiveer op onderwerp, niet op documentensoort

In een klantendossier komen alle soorten documenten samen; PowerPoint presentatie, e-mail correspondentie, prijsafspraken gemaakt in Word, gescande contracten, etc.

5

Maak concrete afspraken

Als je samenwerkt, moet je elkaar kunnen begrijpen. Maak allemaal gebruik van een hetzelfde overzicht. View heeft een handige methode voor het samenstellen van een eigen classificatieschema!

6

Blijf bij de tijd

Werk chronologisch! ‘Klanten 2008′ is nu een stuk minder relevant dan ‘Klanten 2017′.

7

Ruim regelmatig op

Plan twee keer per jaar een opschoonmoment in, bijvoorbeeld in de zomer- en kerstperiode. Dan bepaalt je wat er weg mag en wat eventueel anders moet worden ingedeeld. Lastig om de bewaartermijn te bepalen? View kan hierbij helpen!

8

Beken kleur

Als meerdere mensen samenwerken in een project of aan een document, maak dan afspraken over hoe men kan zien wie de auteur van een bepaald document is. Een veel gekozen vorm is door initialen toe te voegen aan de bestandsnaam.

9

Als je het digitale archief niet meer overziet, begin dan opnieuw

Gooi alles in een map genaamd ‘archief’ en haal eruit wat je op dat moment nodig hebt. Sla dat vervolgens op in een nieuwe, goed werkende, archiefstructuur.

10

is de limiet

Zorg dat de mappenstructuur uit maximaal 10 mappen bestaat en niet meer dan 3 lagen diep is. Deze indeling is zonder te scrollen op de meeste computerschermen goed te (over)zien.