Behandel- en zorgdossiers

intra- en extramuraal

Ook in de zorg wordt vrijwel alleen gewerkt met digitale gegevens. Maar wat dan te doen met papieren dossiers? Cliëntendossiers moeten na afsluiting 20 jaar bewaard blijven. En hoe ga je om met medicijnlijsten, extramurale en intramurale zorgdossiers? Vanuit onze ervaring kunnen wij jullie zorginstelling hiermee helpen. Laat bericht achter in ons contactformulier en we plannen graag een vrijblijvende kennismakingsafspraak.

Veilige archiefopslag

Papieren medische dossiers worden jarenlang bewaard, maar soms nauwelijks nog gebruikt. Maar de dossiers moeten wel makkelijk beschikbaar zijn als dat nodig is. De oplossing? Externe archiefopslag. De fysieke dossiers  worden in ons ISO 27001 gecertificeerde en beveiligde archiefdepot opgeslagen, maar zijn toch eenvoudig beschikbaar.

Privacygevoelige informatie

Medische dossiers bevatten veel privacygevoelige informatie. Zorgverleners en patiënten willen uiteraard niet dat deze informatie door onzorgvuldigheid op straat komt te liggen. Beveiliging van deze gegevens moet dan ook voldoen aan de hoogste normen van informatiebeheer. Opslag in het archiefdepot van View biedt deze zekerheid.

Ons pand en de archiefruimtes zijn voorzien van toegangsbeveiliging. Daarnaast wordt het pand regelmatig gecontroleerd op stof en ongedierte en zijn de risico’s van brand-, inbraak- en waterschade tot een minimum beperkt.

Bewaartermijnen medische dossiers

Medische dossiers kennen een lange bewaartermijn zodat gedurende een lange periode informatie over de behandeling van de patiënt beschikbaar is en opgevraagd kan worden. De wettelijke bewaartermijn is vijftien jaar vanaf het eerste moment dat er gegevens van de patiënt zijn genoteerd. De bewaartermijn kan echter ook langer zijn als dit nodig is om goede zorg te verlenen (denk aan chronische aandoeningen).

Na het overlijden van een patiënt moet het dossier nog vijftien jaar bewaard blijven. Dit betekent dat persoonsgegevens decennialang bewaard moeten blijven. Het gevolg is vaak: overvolle en onoverzichtelijke archiefruimtes. Het is handig om een bewaartermijnenoverzicht op te stellen. Hiermee is gemakkelijk te zien wanneer welke dossiers vernietigd mogen worden. Maar wie gaat dit elk jaar doen?

View helpt hiermee graag. Is een bewaartermijnenoverzicht niet voldoende  om jullie archiefprobleem op te lossen? Mogelijk is het uitbesteden van het archiefbeheer dan een betere oplossing.

Patiëntendossiers digitaliseren

Medische dossiers beheren kost veel tijd en geld. Dit betekent dat zorgverleners hun tijd zinvoller kunnen gebruiken. Niet meer op zoek naar een dossier in een archiefkast, maar snelle toegang tot de gegevens. Bevoegde personen kunnen bovendien vele sneller informatie uitwisselen.

Kortom: Minder kosten, meer tijd en ruimte. 

Veel medische instellingen werken al via het Elektronisch Patiëntdossier (EPD). Met dit elektronische systeem (waarin medische gegevens van patiënten opgeslagen en verwerkt worden) kunnen zorgverlening en informatieverstrekking efficiënter verlopen. Toch is ook het papieren medisch dossier nog op de werkvloer aanwezig. Het gevolg is dat twee verschillende dossiers door elkaar lopen.

Maar moet dan het  gehele papieren archief worden gedigitaliseerd? View heeft een goede oplossing. Met 'scanning on demand' worden alle dossiers fysiek opgeslagen, geïndexeerd en toegevoegd in iView. Zodra een document nodig is, vraag je dit op en komt het digitaal op je werkplek.

Archiefvernietiging

Bewaartermijnen van alle dossiers worden in onze database iView beheerd. In iView wordt exact aangegeven wanneer de bewaartermijn van (een deel van) het archief verstreken is. Op dat moment wordt, na jullie goedkeuring, overgegaan tot archiefvernietiging.

Daarnaast kan het papieren archief ook vernietigd worden zodra dit is gedigitaliseerd. View zorgt ervoor dat het vernietigingsproces op een veilige en betrouwbare manier plaatsvindt.

Archiefvernietiging gebeurt alleen met jouw goedkeuring. Wij sturen jaarlijks een  vernietigingsvoorstel; hierin staan de archieven/dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken. Op het moment dat jullie hiermee instemmen, zal worden overgegaan tot vernietiging. Uiteraard zorgvuldig: alle archiefboxen worden voorafgaand aan het proces op inhoud gecontroleerd.

Daarnaast vinden er tijdens het gehele proces steekproeven plaats. De archiefboxen worden opgehaald door een gespecialiseerd partner met vernietigingscertificaat. View kan op deze manier waarborgen dat het gehele archiefvernietigingsproces op een veilige manier plaatsvindt.

Referenties

View levert consultancy en archiefdienstverlening op maat. Meerdere zorginstellingen gingen jou al voor in de stap naar een overzichtelijk archief.

  • CJG Rijnmond: digitaliseren van circa 150.000 kinddossiers.
  • Omring: adviseren, archiefbeheer en online dossierbeheer voor alle locaties van de Omring in Noord-Holland.
  • GGD Amsterdam: digitaliseren van circa 70.000 kinddossiers.
  • BTK zorg: archiefbeheer zorgdossiers.
  • Podotherapeut Mouchart: digitaliseren 10.000 cliëntendossiers.
  • Huisartspraktijk Hoeve: digitaliseren van 4.000 patiëntendossiers.
  • Pameijer: digitaliseren en archiefbeheer cliëntendossiers.

Neem contact op voor meer informatie of een offerte op maat.