Alle onderwijsinstellingen zijn verplicht om een dossier bij te houden over de voortgang van leerlingen. Een leerlingdossier moet voldoen aan de wettelijke bepaling van de Wet bescherming Persoonsgegevens en aan verschillende onderwijswetten. Hierin staan onder andere regels hoe om te gaan met persoonlijke informatie.

Een leerling dossier bevat niet alleen administratieve gegevens, zoals adres- en betalingsgegevens, maar ook inhoudelijke informatie over de leerling. Schoolresultaten, afwezigheidsregistratie maar ook gedrag en houding van een leerling. Privacygevoelige informatie dus!

Elektronisch leerlingdossier (ELD)

Het ELD staat voor “Elektronisch leerlingdossier”. Hierin worden alle gegevens van een leerling in een digitaal dossier bijgehouden. Door het digitaal vastleggen van leerlingdossiers kan de school gemakkelijk de grote hoeveelheid aan dossiers compleet en up-to-date houden. Informatie en wijzigingen kunnen direct digitaal worden toegevoegd, het dossier is op ieder moment toegankelijk voor bevoegden. Daarnaast is het veel eenvoudiger om dossiers op te zoeken en kan het digitale archief gemakkelijk opgeschoond worden.

Maar misschien wil jullie school slechts een deel van het archief laten digitaliseren. Bij View kunnen wij het fysieke archief laten opslaan en indexeren. De dossiers worden hierbij geregistreerd in iView en alleen de door jullie opgevraagde dossiers zullen worden gedigitaliseerd (scanning-on-demand). Binnen de afgesproken responstijd worden de dossiers digitaal aangeleverd. Met behulp van iView zijn dossiers eenvoudig terug te vinden. Zo hebben bevoegde medewerkers altijd de beschikking over de leerlingdossiers.

Meerdere onderwijsinstellingen werken al via het elektronisch leerlingdossier. Die gegevens zijn in handen van de school en worden doorgegeven aan de volgende school op het moment dat een leerling de school verlaat. Dit is mogelijk omdat iedere leerling binnen Nederland een uniek nummer krijgt. Gegevens kunnen op deze manier ook worden uitgewisseld met bijvoorbeeld DUO of jeugdgezondheidszorg instellingen. Doel van het elektronisch leerlingdossier is dan ook de samenwerking tussen verschillende instellingen te verbeteren.

View is graag van dienst bij het digitaliseren van leerlingdossiers. De gegevens kunnen direct door de school vastgelegd worden in het elektronisch leerlingdossier, dus ook nieuwe informatie kan gemakkelijk toegevoegd worden. Wie toegang heeft tot welk deel kan ook eenvoudig worden ingesteld.

Het elektronische leerlingdossier zorgt ervoor dat dossiervorming automatisch gebeurt, omdat alle documenten van een leerling samengevoegd worden. Jullie onderwijsinstelling hoeft zich niet langer druk te maken om het compleet houden/maken van dossiers. Het elektronisch leerlingdossier zorgt voor een overzichtelijk archief!

Efficiënt archiefbeheer

Voor onderwijsinstellingen is het niet alleen een uitdaging om dossiers compleet en actueel te houden, maar ook om het archiefbeheer op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier te laten plaatsvinden. Met vaak honderden nieuwe leerlingen per jaar loopt het aantal dossiers snel op. Overvolle archiefruimtes zorgen dan dat het overzicht verloren gaat.

De oplossing: Het extern beheren van de leerlingdossiers bij View. Ons veilige archiefdepot en onze scanstraat verzekeren jullie van een geordend en veilig archief. Wij indexeren de dossiers en maken ze via iView toegankelijk. Zo hebben jullie dossiers die altijd gemakkelijk te vinden zijn.

Bewaartermijnen in het onderwijs

Leerlingdossiers worden bewaard tot twee jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. In sommige gevallen is de bewaartermijn nog langer. Zo geldt dat verzuimregistratie, in- en uitschrijving tot 5 jaar bewaard blijven en bij doorverwijzing naar het speciaal onderwijs worden de leerlinggegevens drie jaar bewaard. Nadat de bewaarperiode voorbij is, worden de gegevens vernietigd of aan de ouders gegeven.

Een bewaartermijnenoverzicht kan helpen overzicht te houden. Wat hebben we en hoe lang moet dat blijven staan in de archiefkast?

Zelf niet de tijd of kennis in huis om zo'n bewaartermijnenoverzicht op te stellen? Neem contact met ons op en wij zijn jullie graag van dienst.

Archiefvernietiging

Als wij het archief beheren, zorgen wij ook voor de archiefvernietiging. Elk jaar sturen wij een overzicht van de dossiers die niet meer bewaard hoeven worden volgens de wettelijke normen. Als jullie het voorstel goedkeuren gaan wij over tot de vernietiging.

Vooraf controleren wij alle archiefboxen nog een keer en tijdens het proces houden wij regelmatig steekproeven. Zo kunnen wij garanderen dat alleen de toegestane dossiers vernietigd worden. Hiervoor werken wij samen met een gecertificeerde partner. Veilige en betrouwbare archiefvernietiging is gegarandeerd!

Vijf ook interessante linkjes