Advocatuur

en notariaat

Voor advocaten- en notariskantoren is een veilig, betrouwbaar en overzichtelijk archief van groot belang. Juridische dossiers bevatten vertrouwelijke informatie waarvan jij niet wilt dat die op straat komt te liggen. Veilig archiefbeheer is dan ook geen luxe, maar een noodzaak.
Toch kunnen tijdsdruk, omvang van dossiers en de lange looptijd van sommige zaken,  efficiënt archiefbeheer weleens in de weg zitten. 'Achterstallig onderhoud' is natuurlijk geen optie. Zoekt u een partner in solide dossierbeheer? Schroom niet en neem contact met ons op.

Veilig archiefbeheer

Voor advocaten heeft de privacy van cliënten en het veilig omgaan met de daarbij behorende dossiers de hoogste prioriteit. Jij wilt er immers niet aan denken dat vertrouwelijke informatie om welke reden dan ook op straat komt te liggen. Veilig archiefbeheer is daarom van groot belang.

Vaak ontbreekt het organisaties aan voldoende tijd en ruimte om alle dossiers optimaal te archiveren. Met het risico dat dossiers in verkeerde handen terecht komen, door verkeerde opslag of onvoldoende archiefvernietiging.

View zorgt voor veilig en efficiënt beheer. De zaakdossiers worden hierbij op vaste momenten door een medewerker van View opgehaald, waarna ze gedigitaliseerd, geïndexeerd en geregistreerd worden.

In iView, onze online database, kunnen uitsluitend  geautoriseerde gebruikers altijd het dossier opvragen dat nodig is. Binnen de afgesproken responstijd heb jij dan het dossier digitaal op jouw werkplek.

Ondertussen worden de fysieke dossiers in ons veilige archiefdepot bewaard tot het moment dat hun bewaartermijn verstreken is. Hierna worden ze professioneel vernietigd. Het archiefdepot van View voldoet aan de strengste veiligheidseisen voor een archiefbewaarplaats. Onze ISO 27001 certificering garandeert dan ook de informatieveiligheid van alle dossiers.

Ons pand en de archiefruimtes zijn voorzien van toegangsbeveiliging, zodat enkel geautoriseerd personeel toegang heeft. Daarnaast wordt het pand continu gecontroleerd op stof en ongedierte en is het risico op brand-, inbraak- en waterschade geminimaliseerd.

Juridische dossiers digitaliseren

Niet meer zoeken in de archiefkasten, op zoek naar net dat ene dossier... In plaats daarvan de juiste zoekterm invoeren in iView. Dat kan door het digitaliseren van je archief.

Scannen, voorzien van de juiste data en indexeren; dit kan in ons archiefdepot of bij jullie op locatie. Vervolgens worden de documenten geëxporteerd naar een digitaal archief dat is afgestemd op jullie werkwijze. Zo zijn de benodigde zaakdossiers altijd gemakkelijk beschikbaar.

Het digitaliseren van oude juridische dossiers van gesloten zaken is dankzij scanning on demand niet altijd nodig. Hierbij wordt het fysieke archief bewaard in ons archiefdepot. Op het moment dat jij een dossier nodig hebt, wordt het gescand en digitaal  aangeleverd, binnen de afgesproken responstijd.

Efficiënte Archiefopslag

Naast privacygevoeligheid, is ook de efficiëntie van het archief van groot belang. Dossiers worden bij voorkeur opgeslagen in het eigen archief, zodat  de dossiers altijd bij de hand zijn.

Maar sommige zaken lopen over jaren en er zijn lange bewaartermijnen. Het resultaat: Overvolle en onoverzichtelijke archiefkasten, waardoor het opzoeken van dossiers een dagtaak op zich kan worden. Volgens onderzoek besteden advocatenkantoren gemiddeld € 20,- aan het opbergen en zoeken naar een dossier. Inefficiënt, maar ook zonde vantijd, ruimte en geld. Het opschonen van jullie archief is dan de enige oplossing.

View helpt jou graag om door de bomen het bos weer te zien. Wij inventariseren de aanwezige stukken en maken een overzicht van de bewaartermijnen. Na goedkeuring vernietigen wij de overbodige en verouderde dossiers, op een veilige manier. 

Resultaat: een overzichtelijk archief dat bij jullie op locatie kan worden opgeslagen of in ons beveiligde archiefdepot.

Juridische bewaartermijnen

De wettelijke bewaartermijn van zaakdossiers binnen de advocatuur is vijf jaar. Voor administratieve gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaren. Dit wordt berekend vanaf het moment dat de zaak gesloten is.

Daarnaast moet er voor juridische dossiers ook rekening worden gehouden met de verjaringstermijn van soms wel twintig jaar. Dossiers twintig jaar bewaren betekent wellicht volle en onoverzichtelijke archiefkasten. Nog langer bewaren neemt onnodig veel ruimte in beslag. Maar wie gaat ieder jaar uitzoeken wat er al weg mag?

Stel je voor dat er een document voorhanden is waarin alle bewaartermijnen van de dossiers staan..... Dat kan heel eenvoudig: De archiefspecialisten van View kunnen een op maat gemaakt bewaartermijnenoverzicht voor jullie kantoor maken.

Is het opstellen van een bewaartermijnenoverzicht  niet voldoende om jullie archiefprobleem op te lossen, dan is het uitbesteden van het archiefbeheer misschien een beter plan. View helpt graag bij het vinden van een passende oplossing van jullie organisatie.

Archiefvernietiging

Nadat de bewaartermijn van het archiefstuk verstreken is, kan dit vernietigd worden. Alle bewaartermijnen worden in onze database iView beheerd, waardoor precies duidelijk is wanneer archiefvernietiging kan beginnen. Archiefvernietiging zorgt ervoor dat het archief toegankelijk en beheersbaar blijft.

Toch levert het wellicht vragen op : wat als ik niet wil dat een specifiek dossier vernietigd wordt, wat als er een dossier tussen zit dat niet vernietigd mag worden? Hoe worden de dossiers vernietigd en is dit ook wel echt vernietigen?

View zorgt ervoor dat het vernietigingsproces op een veilige en betrouwbare manier plaatsvindt. Jaarlijks maken wij een vernietigingsvoorstel met daarin de archieven/dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken. Voordat tot vernietiging wordt overgegaan, geven jullie eerst schriftelijk toestemming

Voorafgaand aan vernietiging worden alle archiefboxen op inhoud gecontroleerd en er vinden tijdens het gehele proces steekproeven plaats. Hierdoor zijn wij er zeker van dat alleen de juiste dossiers vernietigd worden.

De dozen die vernietigd mogen worden, worden opgehaald door een gespecialiseerde partner om vervolgens professioneel te worden vernietigd.

Referenties advocatuur

Meerdere advocatenbureaus hebben wij geholpen aan een overzichtelijk archief.

Bijvoorbeeld een advocatenkantoor uit Amsterdam. Teveel juridische dossiers opgeslagen op locatie, uitpuilende archiefkasten en tijdverspilling door het zoeken naar het juiste dossier.

Dit advocatenkantoor is overgegaan op fysieke archiefopslag in ons beveiligde archiefdepot. De zaakdossiers zijn allemaal geïndexeerd en kunnen met een beveiligde verbinding op ieder moment digitaal opgevraagd worden. De hiermee bespaarde archiefruimte is nu in gebruik als werkruimte, terwijl de advocaten alsnog beschikken over hun juridische dossiers op het moment dat zij deze nodig hebben.

Alle archiefproblemen met betrekking tot juridische dossiers, kan View voor jullie oplossen. Neem contact op voor meer informatie of een offerte op maat.

Vijf ook interessante linkjes