Nieuwe archiefwet
De huidige Archiefwet 1995 moest worden aangepast om beter aan te sluiten op de huidige praktijk, nu er steeds meer gebruik wordt gemaakt van digitale opslag.
Bestaande papieren worden gedigitaliseerd, maar soms zijn er geen papieren, maar uitsluitend digitale vastlegging, bijvoorbeeld bij mailverkeer.
Bij substitutie, moet ook worden aangegeven hoe het zit met bewijslast, bewaartermijnen en dergelijke.
Heel belangrijk is, dat de nieuwe wet duidelijk maakt dat het niet uitmaakt of een document van papier is of alleen een digitale verschijningsvorm heeft. Het ontstaan, archiveren en (digitaal) beschikbaar maken van informatie vormen één geheel.
Uiteraard geldt voor digitale opslag, net als voor fysieke, dat alle informatie goed, geordend en toegankelijk moet worden opgeslagen. Zodra, na verloop van tijd, documenten voor vernietiging in aanmerking komen, moet er ook zorgvuldig gewerkt worden. Papieren worden versnipperd, voor digitale gegevens geldt dat dit zorgvuldig, met speciale programma’s moet gebeuren.
Bij alle vormen van opslag moet uiteraard ook rekening worden gehouden met andere wetgeving. Met name de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die de privacy-bewaking regelt en de wetten die gaan over beschikbaarheid van overheidsgegevens (Who en Wob/Woo) worden dan ook gekoppeld aan de nieuwe archiefwet.