Bij View worden papieren archieven zorgvuldig bewaard, maar vaak ook gedigitaliseerd en zo makkelijk toegankelijk gemaakt. Digitaliseren van gegevens gebeurt meer en meer, ook bij organisaties zelf. Regelmatig worden dan de originele documenten vernietigd. Dit vervangen van originelen door (digitale) kopieën noemen we substitutie.
Wij beheren
ruim documenten
Die veilig digitaal toegankelijk zijn
Digitaal vervangt papier
Al die papieren dossiers en archieven nemen nogal wat plaats in bij een grote organisatie. En het totaaloverzicht bewaren, het opzoeken van relevante informatie, vraagt veel van de medewerkers die daarvoor verantwoordelijk zijn.
Bovendien bestaat bij “papieren” opslag het risico dat sommige stukken na verloop van tijd slechter van conditie worden. Verkleurde kaarten, vervagende teksten, foto’s die steeds onduidelijker worden, het komt allemaal voor. Allemaal redenen om over te gaan tot digitaliseren van uw dossier; gescande documenten zijn sneller en makkelijker te doorzoeken, en vanaf verschillende plaatsen beschikbaar. Eén keer alles digitaliseren zorgt ervoor dat het voor meerdere mensen beschikbaar is en dat de kwaliteit gelijk blijft. Voor intern gebruik bij bedrijven en organisaties, maar ook voor openbare archieven die zo veel toegankelijker zijn voor belangstellenden.
Zodra een organisatie besluit alles alleen digitaal te bewaren en de originele documenten te vernietigen, spreken we van substitutie; dit is een stap verder dan alleen digitaal toegankelijk maken.
Maar mag deze substitutie wettelijk? Hoe zit het met de regels over goed toegankelijke en beschikbare documenten? Met name bij de overheid en publieke organisaties zijn hier strikte regels voor. Alles moet namelijk beschikbaar zijn voor iedereen die de overheid wil controleren, (historisch) onderzoek wil doen, of gewoon wil uitzoeken op welke gronden beslissingen zijn genomen.
Nieuwe archiefwet
De huidige Archiefwet 1995 moest worden aangepast om beter aan te sluiten op de huidige praktijk, nu er steeds meer gebruik wordt gemaakt van digitale opslag.
Bestaande papieren worden gedigitaliseerd, maar soms zijn er geen papieren, maar uitsluitend digitale vastlegging, bijvoorbeeld bij mailverkeer.
Bij substitutie, moet ook worden aangegeven hoe het zit met bewijslast, bewaartermijnen en dergelijke.
Heel belangrijk is, dat de nieuwe wet duidelijk maakt dat het niet uitmaakt of een document van papier is of alleen een digitale verschijningsvorm heeft. Het ontstaan, archiveren en (digitaal) beschikbaar maken van informatie vormen één geheel.
Uiteraard geldt voor digitale opslag, net als voor fysieke, dat alle informatie goed, geordend en toegankelijk moet worden opgeslagen. Zodra, na verloop van tijd, documenten voor vernietiging in aanmerking komen, moet er ook zorgvuldig gewerkt worden. Papieren worden versnipperd, voor digitale gegevens geldt dat dit zorgvuldig, met speciale programma’s moet gebeuren.
Bij alle vormen van opslag moet uiteraard ook rekening worden gehouden met andere wetgeving. Met name de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die de privacy-bewaking regelt en de wetten die gaan over beschikbaarheid van overheidsgegevens (Who en Wob/Woo) worden dan ook gekoppeld aan de nieuwe archiefwet.
Personeelsdossiers
Binnen een bedrijf is het vaak de HRM-afdeling die als eerste de stap maakt naar digitalisering, met het digitaliseren van personeelsdossiers. Personeelsdossiers zijn afgebakend en daarom kan dit prima als pilot worden gebruikt.
De gegevens in het personeelsdossier zijn voor een groot deel wettelijk verplicht, zoals een kopie van het identiteitsbewijs, salarisgegevens en data over verlof en verzuim. Daarnaast worden er vaak nog veel praktische gegevens vastgelegd, zoals adresgegevens, arbeidsovereenkomst, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken en dergelijke. Deze laatsten hebben ook een bewijsfunctie in het geval van (toekomstige) conflicten.
Zodra besloten wordt de personeelsdossiers niet alleen te digitaliseren, maar ook te substitueren, is het noodzakelijk dit aan te vragen bij de belastingdienst. Zodra dit is goedgekeurd krijgt het digitale document de status “officieel archiefstuk”. Bij de toestemming voor substitutie worden strikte voorwaarden gesteld aan het scanproces, het opslaan, het bestandsformaat en het beheersproces na het digitaliseren. Er komt dus een hoop kijken bij het scannen van personeelsdossiers.
Toegankelijk
Met name bij overheidsgegevens zou bij digitalisering de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid voor de burgers voorop moeten staan. De Nationale Ombudsman heeft zich hierover in 2017 kritisch uitgelaten. Gebruiksvriendelijk, oplossingsgericht, toegankelijk en verantwoordelijk, zo moet de overheid omgaan met zijn gegevens, om te zorgen dat iedereen inzage kan hebben.
Toegankelijkheid voor de burger is dan (nog) belangrijker dan praktisch werken voor de overheidsinstelling zelf.
Van origineel naar digitaal document
Voor er overgegaan wordt tot digitalisering van een archief, vindt uiteraard eerst een selectie plaats. Welke stukken moeten digitaal worden bewaard, welke toch ook nog fysiek? Een voorbeeld van hoe dit proces in zijn werk gaat, is beschreven in een handboek van de gemeente Altena. Kunstwerken, originele historische documenten en zegels, dit zijn stukken die misschien (deels) kunnen worden gedigitaliseerd, maar waarbij ook het origineel bewaard moet blijven. Onlangs werden bijvoorbeeld arrestantenkaarten uit het Rotterdamse politiearchief openbaar gemaakt. Het ging om handgeschreven kaarten uit de 2e Wereldoorlog, die wel digitaal toegankelijk zijn gemaakt, maar om hun historische waarde uiteraard bewaard blijven.
Documenten die worden gescand moeten eerst worden voorbereid. Praktische aspecten zijn bijvoorbeeld het verwijderen van nietjes en spiraalbanden, plaatsen van scheidingsvellen, openvouwen van grote (A3) kaarten e.d. De scanner moet uiteraard van goede kwaliteit zijn en alles moet “netjes” worden gescand: in kleur, recht en zorgvuldig. Toezicht door twee personen is hierbij een vereiste. Als in een scanstraat sommige documenten voor substitutie in aanmerking komen, maar anderen niet, vraagt dit extra aandacht. De documenten waarvan het origineel wordt bewaard moeten apart gehouden worden. De documenten die wel vervangen mogen worden, blijven vaak nog enkele maanden bewaard na het scannen. Dit om mogelijke fouten of problemen in het gebruik te kunnen herstellen. Bij de gedigitaliseerde bestanden wordt ook aangegeven hoelang deze moeten worden bewaard.
Bewijskracht en juridische risico’s
Eén van de risico’s van substitutie is de bewijslast bij conflicten. Een oude akte heeft juridische bewijskracht, een digitale versie daarvan niet. In het strafrecht kan origineel forensisch materiaal opnieuw worden onderzocht, bij substitutie is dit onmogelijk.
In een onderzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2007 is naar voren gekomen dat dit in de praktijk weinig problemen oplevert. Niet alleen worden er weinig originelen opgevraagd, maar ook zijn er maatregelen te nemen om de bewijskracht van gesubstitueerde akten te vergroten. Boven alles staat dat de substitutie transparant, vertrouwelijk en zorgvuldig moet gebeuren.
Ook een artikel uit 2008 gaat in op de vraag: Welke bewijskracht hebben documenten die zijn gescand en waarvan het origineel is vernietigd?
De conclusie is hier, dat het gaat om het overtuigen van de rechters die een zaak behandelen. Zij moeten ervan zijn overtuigd dat de scan “naadloos overeenkomt met het origineel”. Als duidelijk is dat de gebruikte procedure zorgvuldig is geweest, met waarborgen inzake betrouwbaarheid, authenticiteit, volledigheid en integriteit, zal dit niet tot problemen hoeven leiden. Al in 2008 werd geconcludeerd dat de tijd er rijp voor was meer en meer over te gaan tot substitutie.
Conclusie
Substitutie kan een prima uitkomst zijn voor veel archieven. Toegankelijkheid, overzicht,ruimtebesparing zijn digitaal makkelijker te realiseren dan bij fysieke opslag van archieven. Uiteraard staat hierbij zorgvuldigheid voorop; goede selectie, verwerking, opslag en toegankelijkheid. De nieuwe archiefwet versterkt de positie van digitale opslag en geeft duidelijk aandachtspunten aan.
Of de substitutie nu binnen de organisatie plaatsvindt of door een extern bedrijf, deskundigheid van de uitvoerenden is van het grootste belang. Zo is een erkende opleiding op het gebied van documentaire informatievoorziening een voorwaarde.
Bij View wordt aan deze voorwaarden voldaan; onze ISO 27001 certificering is hiervoor de garantie. Ook voor substitutie dus een betrouwbare partner!