Het is bijna standaard dat organisaties en instellingen hun archivering en documentbeheer uitbesteden om kosten te besparen. Niet vreemd, als je bedenkt dat goed dossierbeheer veel tijd, ruimte en kennis vergt. De archiefspecialisten van View leveren kennis en archiefdienstverlening op maat. Eenmalige archiefprojecten vragen om specialistische kennis. Wij van View zijn hierin opgeleid en kunnen samen met u kijken naar een passende oplossing.
Wat is wat?
- Archiefplan: een plan van aanpak voor uw archief. Het is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen, in relatie tot het werk dat op die afdelingen gedaan wordt.
- Document structuur plan: De definitie van een DSP luidt volgens de regelgeving: een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Ofwel: hoe bewaren we de dossiers en wie kan waar bij?
- Archiefprojecten: tijdelijk veel archiefwerk? View neemt u graag het werk uit handen. Wij kunnen uw archief bijvoorbeeld verhuizen, opschonen of opnieuw opzetten en indexeren.
- Archiefverhuizingen: Heeft u geen ruimte (meer) voor uw archief of staan de kelder, zolder en kantoren nog altijd vol met papieren dossiers? Wij komen het archief ophalen, kijken wat eventueel meteen vernietigd mag worden en indexeren met bewaartermijnen. Op die manier heeft u online toegang tot al uw dossiers in de applicatie iView.
- Bewaartermijn bepalen: hoe lang moet ik mijn dossiers bewaren? Wij hebben de kennis en delen deze graag met u.
Plan van aanpak
Dossierkennis die voor de hele organisatie beschikbaar moet zijn, dient toegankelijk, beheersbaar en bij voorkeur centraal gearchiveerd te worden.
Een voorwaarde voor een toegankelijk en beheersbaar archief is dat deze up-to-date en uniform is. Een archiefplan met DSP, dat op maat is samengesteld, zal hierbij helpen.
Met een archiefplan en DSP zijn document management en workflow management niet langer mooie termen, maar deze kunnen dan daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het nog beter functioneren van de organisatie.
Wat is een archiefplan?
Een archiefplan is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen, in relatie tot het werk dat op die afdelingen gedaan wordt.
In dit plan wordt vastgelegd welke soorten documenten in het huidige archief aanwezig zijn, hoe ze worden aangemaakt en door wie. Maar ook hoe vaak ze geraadpleegd worden en welke hulpmiddelen (databases etc.) aanwezig zijn.
De uitkomst hiervan geeft de klant en ons handvatten om een op maat gesneden DSP te maken. Hiermee kan iedereen op een efficiënte en effectieve wijze archiveren en zal het archief beheersbaar en uniform zijn.
Wat is een DSP (document structuur plan)?
De definitie van een DSP luidt volgens de regelgeving: een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.
Een overheidsorganisatie bijvoorbeeld is verplicht een DSP te hebben. Een DSP is een beleids- en beheersinstrument voor de gehele organisatie, maar vooral een praktisch document dat direct toepasbaar is.
Wat is het verschil tussen een archiefplan en DSP? Een archiefplan is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen. Een archiefplan is de basis voor een DSP.
Een DSP is het plan waarin staat hoe de toegankelijkheid van de archiefbescheiden geregeld moet worden, wie daar verantwoordelijk voor zijn en welke middelen daarbij nodig zijn. Dit wordt uitgewerkt in een Exceloverzicht.
Heeft u hulp en/of advies nodig bij het maken van een archiefplan en DSP? Wij maken hiervoor graag een afspraak om u een passend advies te bieden.
