Wilfred, Karen en Diane

adviseren je graag

Is om ons te bellen of te mailen. Dan heb je een eerste beeld hoe in hoofdlijnen het archief gaan oppakken. Kan zijn met archiefopslag, toch digitaliseren of jullie kunnen zelf al zaken oppakken. Denk aan bewaartermijnen en ga het archief goed opschonen. Dat ruimt vaak al lekker op en behalve tijd kost het niet veel. Goed dossierbeheer vraagt om ruimte, tijd en deskundigheid, dus het is niet vreemd dat veel organisaties dit uitbesteden. Wij van View leveren kennis en archiefdienstverlening op maat. Vandaag even bellen?

Wat is wat?

  • Archiefplan: een plan van aanpak voor het archief. Welke informatie- en archiefbestanden zijn aanwezig op de betrokken afdelingen, wat wordt hiermee gedaan?
  • Document structuur plan: De definitie van een DSP luidt volgens de regelgeving: 'een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt'. Ofwel: hoe bewaren we de dossiers en wie kan waar bij?
  • Archiefprojecten: tijdelijk veel archiefwerk? View neemt jullie graag het werk uit handen. Wij kunnen het archief bijvoorbeeld verhuizen, opschonen of helemaal opnieuw opzetten en indexeren.
  • Archiefverhuizingen: Te weinig ruimte (meer) voor het archief of staan de kelder, zolder en kantoren nog altijd vol met papieren dossiers? Wij komen het archief ophalen, kijken wat eventueel meteen vernietigd mag worden en indexeren alle dossiers, met bewaartermijnen. Op die manier hebben jullie online toegang tot alle dossiers in de applicatie iView.
  • Bewaartermijn bepalen: hoe lang moet ik mijn dossiers bewaren? Wij hebben de kennis en delen deze graag met jullie.

Plan van aanpak

Dossiers die voor de hele organisatie beschikbaar moeten zijn, moeten overzichtelijk en bij voorkeur centraal gearchiveerd worden.Een archief moet up-to-date en eenduidig zijn. Een archiefplan met DSP, dat op maat is samengesteld, zal hierbij helpen.

Met een archiefplan en DSP zijn 'document management' en 'workflow management' niet langer mooie termen, maar deze kunnen dan daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het nog beter functioneren van de organisatie.

Wat is een archiefplan?

Een archiefplan is 'een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen, in relatie tot het werk dat op die afdelingen gedaan wordt'.

Ofwel: Wat is er, wie werkt ermee en hoe vaak worden ze gebruikt?

Zodra dit duidelijk is kunnen wij helpen een DSP te maken. Hiermee kan iedereen zelf efficiënt archiveren.

Resultaat: een overzichtelijk en beheersbaar archief.

Wat is een DSP (document structuur plan)?

De definitie van een DSP luidt volgens de regelgeving: een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Een overheidsorganisatie bijvoorbeeld is verplicht een DSP te hebben. Een DSP is een beleids- en beheersinstrument voor de gehele organisatie, maar vooral een praktisch document dat direct toepasbaar is.

Wat is het verschil tussen een archiefplan en DSP? Een archiefplan is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen. Een archiefplan is de basis voor een DSP.

Een DSP is het plan waarin staat hoe de toegankelijkheid van de archiefstukken geregeld moet worden, wie daar verantwoordelijk voor zijn en welke middelen daarbij nodig zijn. Dit wordt uitgewerkt in een Exceloverzicht.

Hulp en/of advies nodig bij het maken van een archiefplan en DSP? Wij maken hiervoor graag een afspraak!