Is om ons te bellen of te mailen. Dan heb je een eerste beeld hoe in hoofdlijnen het archief gaan oppakken. Kan zijn met archiefopslag, toch digitaliseren of jullie kunnen zelf al zaken oppakken. Denk aan bewaartermijnen en ga het archief goed opschonen. Dat ruimt vaak al lekker op en behalve tijd kost het niet veel. Goed dossierbeheer vraagt om ruimte, tijd en deskundigheid, dus het is niet vreemd dat veel organisaties dit uitbesteden. Wij van View leveren kennis en archiefdienstverlening op maat. Vandaag even bellen?
Dossiers die voor de hele organisatie beschikbaar moeten zijn, moeten overzichtelijk en bij voorkeur centraal gearchiveerd worden.Een archief moet up-to-date en eenduidig zijn. Een archiefplan met DSP, dat op maat is samengesteld, zal hierbij helpen.
Met een archiefplan en DSP zijn 'document management' en 'workflow management' niet langer mooie termen, maar deze kunnen dan daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het nog beter functioneren van de organisatie.
Een archiefplan is 'een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen, in relatie tot het werk dat op die afdelingen gedaan wordt'.
Ofwel: Wat is er, wie werkt ermee en hoe vaak worden ze gebruikt?
Zodra dit duidelijk is kunnen wij helpen een DSP te maken. Hiermee kan iedereen zelf efficiënt archiveren.
Resultaat: een overzichtelijk en beheersbaar archief.
De definitie van een DSP luidt volgens de regelgeving: een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.
Een overheidsorganisatie bijvoorbeeld is verplicht een DSP te hebben. Een DSP is een beleids- en beheersinstrument voor de gehele organisatie, maar vooral een praktisch document dat direct toepasbaar is.
Wat is het verschil tussen een archiefplan en DSP? Een archiefplan is een inventarisatie van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de betrokken afdelingen. Een archiefplan is de basis voor een DSP.
Een DSP is het plan waarin staat hoe de toegankelijkheid van de archiefstukken geregeld moet worden, wie daar verantwoordelijk voor zijn en welke middelen daarbij nodig zijn. Dit wordt uitgewerkt in een Exceloverzicht.
Hulp en/of advies nodig bij het maken van een archiefplan en DSP? Wij maken hiervoor graag een afspraak!