Huisartsenpraktijk Voorwijk, gevestigd in Wijk bij Duurstede, is in 2006 verhuisd naar een nieuwe locatie. Voordat ze gingen verhuizen, zochten ze contact met View omdat ze tegen een aantal archiefknelpunten aanliepen; ze waren op zoek naar een nieuw archiefsysteem voor hun patiëntendossiers. Tevens wilde ze het omzetten van het archief uitbesteden, aangezien ze hiervoor geen tijd hadden.
Voor Huisartsenpraktijk Voorwijk hebben wij de volgende oplossing bedacht.
De 4.000 patiëntendossiers, die voorheen waren opgeborgen in ladeblokken en hangmappen, zijn één voor één omgezet naar de dossiermappen van View. Van tevoren hadden wij de mappen al voorzien van de kleurindexering, die wij hebben aangebracht op basis van maand en geboortedag. Het omzetten van de dossiers hadden wij voor de verhuizing al gerealiseerd.
Om het archief toch toegankelijk te houden, hebben wij het archief tijdelijk opgeslagen in archiefboxen.
Eenmaal gevestigd op de nieuwe locatie, hebben wij het hele archief voor de huisartsenpraktijk uit de boxen gehaald en in de nieuwe kasten gezet. De 4.000 patiëntendossiers staan nu opgeborgen in 2 kasten van View, met een vloeroppervlak van 1 m2, waarbij nog een groeibuffer is van circa 800 dossiers. In de oude situatie waren de dossiers opgeborgen in 6 ladeblokken die zo’n 5 m2 in beslag namen. Dit levert de huisartsenpraktijk een ruimtebesparing op van bijna 80%!
Naast het voordeel dat ons archiefsysteem ruimtebesparend is, levert het ook nog eens tijdsbesparing op. De kleurbalken, die zijn ontstaan door het aanbrengen van de kleurindexering, zorgen ervoor dat de patiëntendossiers razendsnel gevonden worden. Dit systeem voorkomt ook nog eens dat foutief opbergen tot de verleden tijd behoord.
Wilt u ook een vinger aan de pols houden in uw archief? Informeer voor een vrijblijvend advies. 
