Door de groei van het personeelsarchief van Grontmij moest er een passende oplossing komen om de knelpunten weg te nemen. De hangmappen werden verwijderd en vervangen door dossiers, die aanzienlijk minder ruimte in beslag nemen. Ook werden de kasten voorzien van legborden, voorheen bestond een kast uit 4 rijen, in de huidige situatie uit 6. Deze oplossing bespaart aanzienlijk meer ruimte, in het geval van Grontmij tot maar liefst 50%.

 

 

Beide knelpunten waren voor ons het uitgangspunt. Eerst werd een archiefplan opgesteld waarin de wensen van de HRM Adviseurs en de PZ administratie werden vertaald naar een praktisch personeelsdossier. In een aparte ruimte werd een verrijdbaar archief geplaatst dat ruimte biedt aan de dynamische en statische dossiers. De hangmappen werden vervangen door de View SL MU dossiermap met 6 tabbladen. De inhoud van de dossiers hebben we opgeschoond en gesorteerd volgens de nieuwe indeling van het PZ dossier. Op de tabrand is een kleurindexering aangebracht op basis van de eerste drie letters van de achternaam. Het bijwerken van de PZ dossiers kost nu veel minder tijd, terwijl de HRM adviseurs een up-to-date dossier kunnen raadplegen en er geen tijd verloren gaat met het zoeken naar dossiers en/of documenten.

 

View bood de vereniging FME-CWM een binnenmap met daarin 6 tabbladen waarop de indeling die voor FME van toepassing is was voorgedrukt. De binnenmap heeft een handig hechtmechanisme waardoor de drempel om de informatie ordelijk te archiveren aanzienlijk is verlaagd. Belangrijkste voordeel: een handige, praktische binnenmap met tabbladen die speciaal voor FME zijn ingedeeld en geheel op de werkwijze van FME zijn afgestemd. Een op maat gemaakte map waarmee het archiveren een stuk gemakkelijker en dus minder tijdrovend is geworden.