Met een paar eenvoudige archieftips haalt u “lucht” uit het statische archief. Hiermee bespaard u, zonder extra investering, vele meters kostbare archiefruimte.
Opbergen:

1. Kies de juiste dossiermap en accessoires of liever laat u adviseren omtrent de mogelijkheden en beste keuze.
2. Verwijder alle paperclips en nietjes. Ze laten snel los, nemen veel ruimte in en roesten snel.
3. Verwijder ook ringband en omslagen, berg alleen de inhoud op.
4. Kleine briefjes, notities, gele memo’s etc. kunnen op een A4 worden vast geplakt met plakband. Neemt geen extra ruimte in en raakt niet zoek tussen de andere documenten.
5. Maak een logische indeling in de dossiermap d.m.v. tabbladen of schutbladen.
6. Dikke dossiers kunnen het beste worden opgesplitst in meerdere dossiermappen. Een dunne map werkt efficiënter dan een dikke.
7. Zet geen ordners in het statisch/permanente archief. Haal de inhoud eruit en bundel deze met archiefbinders.
8. Kies een archiefdoos die de juiste maat heeft voor de archiefstelling en de inhoud van de ordner. Dit bespaard veel extra ruimte.
9. Gebruik permanent klevende rugetiketten en watervaste stiften. Dan is de rugomschrijving ook over 10 jaar nog te lezen.

Archiefruimte:

1. Als belangrijkste eis geldt dat de archiefruimte niet vochtig is.
2. Let op mogelijke schade door lekkende water- of afvoerleidingen.
3. Draagkracht van de vloer moet voldoende zijn om alle rekken bij volle belasting te dragen.
4. Gebruik de archiefruimte alleen voor het archief
5. Zorg voor een werkplek, zodat archiefstukken minder snel uit het archief genomen worden.
6. Zorg voor verwarming en maak het archief regelmatig schoon. In een onaangename ruimte zal men snel tot de conclusie komen dat het gezochte document niet aanwezig is.

Archiefinrichting:

1. Schaf zo hoog mogelijke archiefrekken of kasten aan, zo wordt de ruimte het beste benut.
2. Gebruik de capaciteit van iedere rek of kast optimaal door de afstand tussen de legborden zo klein mogelijk te houden.
3. Maak de afstanden tussen de archiefrekken en kast zo klein mogelijk. 75 cm is al voldoende.
4. Laad u adviseren omtrent de juiste inrichting en de meest efficiënte opstelling.
5. Privacy gevoelige documenten en vertrouwelijke stukken dienen in af te sluiten kasten en/of rekken opgeborgen te worden.

Naast deze algemene ruimte besparende tips, kunnen wij u ook helpen bij het inrichten van een efficiënt en effectief dynamisch archief, het opzetten van goede indexering en documentbeheer. Onze archiefspecialisten informeren u graag verder en wie weet hebben ze wel de gouden tip voor u!