Heeft u behoefte aan documentmanagement? En zou u hierbij advies en begeleiding van een archiefspecialist kunnen gebruiken? Kies dan voor het archiefplan van View.

In een archiefplan wordt vastgelegd welke soorten documenten in het huidige archief aanwezig zijn, hoe ze worden aangemaakt en door wie, hoe vaak ze geraadpleegd worden en welke hulpmiddelen (database’s etc) aanwezig zijn.
De uitkomst hiervan geeft u en ons handvaten om een op maat gesneden archiefsysteem voor te stellen waarmee u de meeste ruimte, tijd en kosten gaat besparen. Ook kunnen wij u op basis van een archiefplan adviseren omtrent de overstap naar een eventueel digitaal archief.






Graag helpen wij u bij het opzetten van een archiefplan. Een archiefspecialist zal op basis van een intake een archiefplan voor u opstellen, dat uit de volgende stappen zal bestaan:

Inventarisatie en analyse huidige archief
De inventarisatie en analyse van het huidige archief geven inzicht in de huidige situatie en alle eventuele knelpunten. Na een Quickscan of uitgebreide interviews volgt een analyse en verslaglegging in het inventarisatierapport.

Voorstellen ter verbetering
Op basis van het inventarisatierapport worden oplossingen aangeboden voor de knelpunten. Ook wordt aangegeven welke eenmalige werkzaamheden nodig zijn, met een indicatie van de vereiste tijd en/of kosten.

Uitvoering
Vaak blijken er eenmalige werkzaamheden nodig, zoals het opschonen of reorganiseren van het bestaande archief, scannen van dossiers of het opzetten van een nieuw archief. Dit zijn tijdrovende werkzaamheden waarvoor uw medewerkers dikwijls geen tijd of onvoldoende kennis van hebben. Deze werkzaamheden kunnen uitstekend aan View worden uitbesteedt.

Archiefbeheer
Zodra het nieuwe archief is gerealiseerd, is het zinvol om de blauwdruk van het archiefsysteem vast te leggen. Daarnaast dient het archief onderhouden te worden, zodat scheefgroei in de toekomst wordt voorkomen. Ook deze werkzaamheden kunt u uitbesteden aan View.