Xtendis
Met één Xtendis systeem kunnen meerdere archieven beheerd worden met per archief een eigen inrichting. Hierdoor kunnen verschillende typen documenten met hun eigen specifieke kenmerken worden vastgelegd en teruggevonden.

Modules
Door de modulaire bouw van Xtendis kan het systeem volledig op uw wensen worden aangepast en betaalt u alleen die functionaliteit die u gebruikt. Bovendien kan het systeem meegroeien met de ontwikkeling van uw organisatie. Met behulp van de Software Developer Kit kan eenvoudig specifieke functionaliteit gerealiseerd worden.






Annotatie
Met deze module zijn gebruikers in staat om documenten van uiteenlopende annotaties en notities te voorzien. Gebruikers kunnen met behulp van arceringen, vrije tekst of memovelden informatie aan een document toevoegen.

Autoindex
Gegevens worden met behulp OCR en/of barcodeherkenning van de gescande documenten afgelezen en automatisch als index opgeslagen. De tijd die is gemoeid met het indexeren wordt hierdoor geminimaliseerd. De afgelezen gegevens kunnen ook gebruikt worden om documenten van elkaar te scheiden. Door de gegevens naar andere systemen te exporteren, kunnen daarnaast data-entry werkzaamheden geautomatiseerd worden.

Beveiliging
Systeemfuncties kunnen worden afgeschermd van gebruikers. Met behulp van autorisaties kunnen (groepen van) gebruikers rechten verkrijgen op functies zoals scannen, indexeren en verwijderen

COLD/ERM
Computeroutput (ASCII, PCL, Postscript, et cetera) wordt automatisch in Xtendis ingelezen, geïndexeerd en opgeslagen. Zo kan bijvoorbeeld de factuurproductie volledig automatisch worden gearchiveerd.

E-mail/Fax
Xtendis wordt gekoppeld aan uw e-mailapplicatie en/of faxserver-applicatie. Documenten en dossiers kunnen hierdoor vanuit Xtendis per e-mail respectievelijk fax worden verzonden, zowel binnen uw organisatie als naar buiten.

Flow(*)
Xtendis wordt uitgebreid met documentflow functionaliteit. Gebruikers hebben binnen Xtendis mappen tot hun beschikking die als werkvoorraad kunnen worden beschouwd. Bij het oproepen van een document uit een map, komen functies beschikbaar waarmee gebruikers de benodigde handelingen kunnen verrichten. Afhankelijk van de keuze die een gebruiker maakt, wordt een document automatisch verplaatst naar de map (werkvoorraad) van een andere medewerker of afdeling. Toepassingsvoorbeelden van de flowmodule zijn postdistributie en factuurverwerking.

Full Text
Elk document kan worden gevonden met behulp van ieder willekeurig woord of bedrag dat erin voorkomt. Xtendis Full Text maakt van uw archief hét instrument.

Link(*)
Xtendis wordt gekoppeld aan een andere applicatie binnen uw organisatie. U krijgt bijvoorbeeld toegang tot klantendossiers via uw relatiebeheersysteem.

MultiDoc
Ook digitale bestanden worden in Xtendis gearchiveerd. Zo kunnen onder meer Word- en Excel-documenten, E-mailberichten, faxen, CAD-/CAM-tekeningen en foto’s, samen met gescande documenten, één geheel vormen.

Scan
Met de scanmodule kunnen alle gangbare scanners vanuit Xtendis worden aangestuurd. Documenten kunnen zowel individueel als batchgewijs ingelezen worden. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de scanner, instellingen worden ingegeven, zoals formaat, type document, kleuren, contrast en resolutie. Er kunnen ook koppelingen worden gelegd met digitale kopieerapparaten, multifunctionals en netwerkscanners.

Web
Waar ook ter wereld kunnen documenten uit het archief met behulp van een browser worden geraadpleegd. Uw klanten kunnen documenten bijvoorbeeld zelf via Internet zoeken en raadplegen.

Standaard Maatwerk
In het voorkomende geval dat de standaardfunctionaliteit van Xtendis ontoereikend is voor specifieke wensen worden er maatwerk modules ontwikkeld. Xtendis biedt daarvoor de perfecte basis en met standaard ontwikkelingstools kan de klant het systeem volledig naar zijn hand zetten.

(*) Deze module bestaat uit de zogenaamde Software Developer Kit. Deze wordt gebruikt om de koppeling met andere systemen tot stand te brengen. Er zijn standaard koppelingen voor onder andere de AS/400, Oracle Finance en SAP.