Schaalbaar
Xtendis is een schaalbaar en modulair systeem. Daarom is voor elke toepassing een passend investeringsplaatje te vinden. In veel gevallen draagt Xtendis dan ook direct bij aan het bedrijfsresultaat. Schaalbaarheid betekent dat het systeem indien wenselijk kan worden uitgebreid met gebruikers en opslagcapaciteit. Dit geldt ook voor de functionaliteit van Xtendis. Vanuit het basissysteem zijn die als modules aan te schaffen op het moment dat daar behoefte aan is. Xtendis biedt dus een groeipad om op kleine schaal te beginnen zonder concessies te doen aan toekomstige ontwikkelingen van de organisatie.






Tijd besparen
Documenten zijn voortaan op elke werkplek te raadplegen via een logische zoekstructuur. De zoektijd naar documenten loopt vaak met 90% terug en dat is een substantiële tijdswinst voor de gebruikers van het systeem. Bedenk ook dat documenten niet meer hoeven worden teruggeplaatst en dat ze door meer gebruikers gelijktijdig toegankelijk zijn. Ten opzichte van het conventiele archief neemt het digitale archief een fractie van de ruimte in. Vergeet niet dat in de papieren situatie vaak schaduwarchieven ontstaan zodat veel documenten dubbel worden opgeslagen. Dit kost niet alleen veel ruimte maar komt ook de consistentie binnen het archief niet ten goede.

Stroomlijnen
Veel bedrijfsprocessen worden ondersteund door documentstromen die fysiek door de organisatie worden verspreid. Denk maar eens aan facturen die van hot naar her worden gestuurd. Xtendis brengt hier verandering in omdat relevante documenten nu elektronisch aan een processtap kunnen worden toegewezen. Zonder dat bestaande bedrijfsapplicaties op de kop worden gezet kunnen de betreffende processen wel een stuk efficiënter verlopen.

Serviceverbetering
Veel organisaties worstelen met de informatievoorziening ten behoeve van de Customer Service. Neem bijvoorbeeld de uitgaande factuurstroom: indien klanten reclameren volgt vaak een zoektocht naar de juiste factuur terwijl de klant wacht of moet worden teruggebeld. Deze werkwijze kost veel tijd en geld. Diezelfde facturen kunnen automatisch, als image in Xtendis worden opgenomen. Daardoor hebben betrokkenen direct toegang tot de kopie-factuur waar een klant over belt en kunnen disputen vlotter worden afgehandeld. Dit heeft niet alleen grote besparingen tot gevolg maar ook grote verbetering van de kantvriendelijkheid.

Normen
Een ondernemer mag alleen de BTW terugvorderen van de fiscus als de factuur aan bepaalde juridische voorwaarden voldoet. Een deel van die voorwaarden hebben betrekking tot het opslaan van facturen. U bent als ondernemer vrij op welke wijze u gegevens bewaart. De gegevens dienen echter in “redelijke termijn” opvraagbaar te zijn en er moeten passende veiligheidsmaatregelen worden getroffen. Dit laatste houdt voornamelijk een gedegen back-up procedure in. Xtendis vormt een belangrijk hulpmiddel om invulling te geven aan de voorwaarden die de fiscus stelt omdat procedures ten aanzien van opslaan, terugzoeken en beveiliging automatisch vast komen te liggen. Door op voorhand met uw controlerende eenheid van de Belastingdienst te overleggen, kunt u zich zeker stellen van hun goedkeuring en de meest actuele ontwikkelingen op dit gebied

Veiligheid
Papier is nog altijd zeer kwetsbaar voor brand en waterschade. Ook andere calamiteiten waardoor informatie verloren gaat zijn zeer goed denkbaar waardoor de stap naar digitaal archiveren steeds vanuit dit perspectief wordt genomen. Van digitaal opgeslagen documenten is nu eenmaal eenvoudig een back-up te maken, hetgeen voor het conventionele archief absoluut niet opgaat. Bovendien raken documenten niet meer zoek en blijft alle informatie dus voor de organisatie bewaard. Dit laatste geldt ook voor digitale documenten zoals e-mail en uitgaande correspondentie die op locale schijven worden bewaard. Vaak wordt nog te weinig aandacht besteed aan dit fenomeen waardoor bijvoorbeeld een computervirus desastreuze gevolgen kan hebben voor een kapitaal aan informatie. Documenten die in Xtendis worden opgenomen zijn beschermd tegen virus-aanvallen en blijven dus voor de organisatie behouden.