De werking van Xtendis is buitengewoon eenvoudig en wordt hieronder stapsgewijs beschreven.



Stap 1
Invoer van alle soorten documenten
Documenten kunnen uit alle mogelijke bronnen aan Xtendis worden aangeboden. Papieren documenten worden met behulp van een scanner ingelezen en digitale bestanden worden direct geïmporteerd.





Stap 2
Indexeren, opslaan, zoeken, raadplegen en annoteren
Nadat documenten in Xtendis zijn ingelezen, worden ze automatisch of handmatig van zoeksleutels voorzien en opgeslagen. Gebruikers kunnen met behulp van deze zoeksleutels documenten vinden en op het beeldscherm raadplegen.

Stap 3
Mappenstructuur voor distributie
Documenten kunnen in mappen worden geplaatst die los staan van de vaste archiefstructuur. Iedere map kan worden voorzien van één of meer specifieke kenmerken. Het is ook mogelijk om documenten een route te laten doorlopen. Gebruikers kunnen de documenten daarbij van opmerkingen voorzien.

Stap 4
Printen, faxen, e-mailen en exporteren
Vanuit Xtendis kunnen documenten worden geprint en als fax of e-mail worden verzonden. Ook kunnen documenten naar andere applicaties worden geëxporteerd.