Kleur is herkenning, denk maar eens aan het verkeerslicht of een landkaart. Op de dossiermap wordt daarom een kleurindexering aangebracht. De kleurindexering kan numeriek, alfabetisch of alfanumeriek zijn, op basis van uw eigen indexering of een classificatieschema.






Kleur is herkenning zo kan een kleur dienen ter herkenning van bijvoorbeeld een dag, maand of jaar, een klantnummer, een postcode, een debiteurennummer, een letter uit het alfabet, een jobnummer of een combinatie van gegevens.

Stel dat u uw archief hebt ingericht op basis van viercijferige klantennummers.
Op het klantendossier wordt de numerieke codering aangebracht en met telkens een andere kleur per cijfer ontstaan er vier niveaus van doorlopende kleurenbalken. Het bovenste niveau geeft een zeer regelmatige patroon, waar iedere afwijking onmiddellijk in het oog springt, daardoor behoort ‘misfiling’ tot het verleden en bespaart u gemiddeld 40% zoektijd.