TVA, een fullservice adviesbureau voor reclame en communicatie in Doetinchem, liep met haar archief vast qua uitvoering en uniformiteit. Het voornaamste knelpunt zat hem in de klantendossiers. Deze dossiers bevatten namelijk waardevolle informatie en hier moet zorgvuldig mee worden omgegaan. Denk hierbij aan brochures, filmmateriaal of cd-rom’s. Ook als een klant bijvoorbeeld belt, moet informatie snel beschikbaar zijn. Dit kon volgens TVA beter. View bood de volgende oplossing:

Voor TVA is er een klantspecifieke dossiermap ontwikkeld. Deze map bestaat uit een gedeelte voorzien van een zipclip waar papieren in geperforeerd/gehecht kunnen worden, en een gedeelte waar papieren losbladig en veilig in gearchiveerd kunnen worden, bijvoorbeeld bij filmmateriaal en/of cd-rom’s. Verder zijn de mappen voorzien van kleurindexering en worden ze nu in kasten (voorheen ladeblokken) staandlateraal gearchiveerd. De kleurindexering zorgt ervoor dat er kleurbalken in het archief ontstaan, waardoor je van buitenaf al duidelijk kunt zien waar zich welk dossier bevindt. De zoektijd wordt met een minimum beperkt en het foutief opbergen van dossiers is onmogelijk.

Op de foto tref je de nostalgische ladeblokken aan, die nog veel gebruikt worden in kantoorland en het nieuwe staandlaterale archiefsysteem van View, zoek de verschillen?!

Eén verschil geef ik alvast mee, de ladeblokken nemen tot 5x meer ruimte in beslag dan de archiefwijze van View. Benieuwd naar meer verschillen? Bel gerust naar 0314 – 369200, dan  komen we er samen zeker uit!