úw archiefspecialist
Archiefbeheer & opslag
Wij kunnen uw archieven registreren, beheren, archiveren, opschonen en/of vernietigen en we zorgen dat de gevraagde informatie op tijd weer in uw organisatie is.
Ga naar archiefbeheer & opslag
Digitaliseren
View kan al uw documenten digitaal opslaan. Er ontstaat één digitaal archief voor alle documenten die vanaf iedere willekeurige locatie direct te raadplegen is.
Ga naar digitaliseren
Consultancy
Of het nu om achterstallig onderhoud, een opnieuw op te zetten archief, verhuizen, digitaliseren, opschonen of welke archiefwerkzaamheden ook, View Document Management staan voor u klaar.
Ga naar consultancy
U bevindt zich hier: Home > Producten en diensten > Digitaal archiveren > Werking van digitaal archiveren

Werking van digitaal archiveren


De werking van Xtendis is buitengewoon eenvoudig en wordt hieronder stapsgewijs beschreven.

 

Stap 1

Invoer van alle soorten documenten
Documenten kunnen uit alle mogelijke bronnen aan Xtendis worden aangeboden. Papieren documenten worden met behulp van een scanner ingelezen en digitale bestanden worden direct geïmporteerd.

  

Stap 2

Indexeren, opslaan, zoeken, raadplegen en annoteren
Nadat documenten in Xtendis zijn ingelezen, worden ze automatisch of handmatig van zoeksleutels voorzien en opgeslagen. Gebruikers kunnen met behulp van deze zoeksleutels documenten vinden en op het beeldscherm raadplegen.

 

Stap 3

Mappenstructuur voor distributie
Documenten kunnen in mappen worden geplaatst die los staan van de vaste archiefstructuur. Iedere map kan worden voorzien van één of meer specifieke kenmerken. Het is ook mogelijk om documenten een route te laten doorlopen. Gebruikers kunnen de documenten daarbij van opmerkingen voorzien.

 

Stap 4

Printen, faxen, e-mailen en exporteren
Vanuit Xtendis kunnen documenten worden geprint en als fax of e-mail worden verzonden. Ook kunnen documenten naar andere applicaties worden geëxporteerd.

Alle documenten vanuit

één applicatie toegankelijk