Met een paar eenvoudige archieftips haalt u “lucht” uit het statische archief. Hiermee bespaard u, zonder extra investering, vele meters kostbare archiefruimte.

Opbergen:

• Kies de juiste dossiermap en accessoires of liever laat u adviseren omtrent de mogelijkheden en beste keuze.
• Verwijder alle paperclips en nietjes. Ze laten snel los, nemen veel ruimte in en roesten snel.
• Verwijder ook ringband en omslagen, berg alleen de inhoud op.
• Kleine briefjes, notities, gele memo’s etc. kunnen op een A4 worden vast geplakt met plakband. Neemt geen extra ruimte in en raakt niet zoek tussen de andere documenten.
• Maak een logische indeling in de dossiermap d.m.v. tabbladen of schutbladen.
• Dikke dossiers kunnen het beste worden opgesplitst in meerdere dossiermappen. Een dunne map werkt efficiënter dan een dikke.
• Zet geen ordners in het statisch/permanente archief. Haal de inhoud eruit en bundel deze met archiefbinders.
• Kies een archiefdoos die de juiste maat heeft voor de archiefstelling en de inhoud van de ordner. Dit bespaard veel extra ruimte.
• Gebruik permanent klevende rugetiketten en watervaste stiften. Dan is de rugomschrijving ook over 10 jaar nog te lezen.

Archiefruimte:

• Als belangrijkste eis geldt dat de archiefruimte niet vochtig is.
• Let op mogelijke schade door lekkende water- of afvoerleidingen.
• Draagkracht van de vloer moet voldoende zijn om alle rekken bij volle belasting te dragen.
• Gebruik de archiefruimte alleen voor het archief
• Zorg voor een werkplek, zodat archiefstukken minder snel uit het archief genomen worden.
• Zorg voor verwarming en maak het archief regelmatig schoon. In een onaangename ruimte zal men snel tot de conclusie komen dat het gezochte document niet aanwezig is.

Archiefinrichting:

• Schaf zo hoog mogelijke archiefrekken of kasten aan, zo wordt de ruimte het beste benut.
• Gebruik de capaciteit van iedere rek of kast optimaal door de afstand tussen de legborden zo klein mogelijk te houden.
• Maak de afstanden tussen de archiefrekken en kast zo klein mogelijk. 75 cm is al voldoende.
• Laad u adviseren omtrent de juiste inrichting en de meest efficiënte opstelling.
• Privacy gevoelige documenten en vertrouwelijke stukken dienen in af te sluiten kasten en/of rekken opgeborgen te worden.

Naast deze algemene ruimte besparende tips, kunnen wij u ook helpen bij het inrichten van een efficiënt en effectief dynamisch archief, het opzetten van goede indexering en documentbeheer. Onze archiefspecialisten informeren u graag verder en wie weet hebben ze wel de gouden tip voor u!